Закрывающие документы

Что это и зачем

После оплаты счёта за подписку мы оформляем универсальный передаточный документ (УПД) — закрывающий документ, которым подтверждается оказание услуги за оплаченный период. Раньше его приходилось запрашивать у нас и ждать письма. Теперь все УПД по вашим оплаченным счетам собраны в личном кабинете, в разделе «Закрывающие документы»: их можно посмотреть, скачать в PDF и получить по электронному документообороту (ЭДО) с квалифицированной подписью.

УПД оформляется на дату формирования пакета по оплаченным счетам: один документ на один оплаченный счёт, повторно по тому же счёту он не выставляется. Номер документа и номер счёта в нём — те же, что в нашей учётной системе и в счёте на оплату.

Где находится и кому доступно

Откройте Профиль (пункт меню с вашим именем). В шапке страницы рядом с заголовком показывается переключатель «Профиль | Закрывающие документы». Нажмите «Закрывающие документы» — откроется список.

Переключатель видят только администраторы компании — сотрудники с ролью «Админ» хотя бы на одном подключении (см. Пользователи). Остальные сотрудники видят обычный профиль без этого раздела; запрос списка без прав администратора отклоняется сервером.

Список документов

Документы выводятся таблицей, новые сверху:

• Номер — номер УПД; под ним подпись «по счёту …» с номером счёта на оплату, по которому он оформлен;
• Дата — дата документа;
• Период — период подписки, за который оформлен документ;
• Сумма — сумма документа в рублях;
• Статус ЭДО — отметка о доставке по электронному документообороту (см. ниже);
• кнопка «Скачать PDF».

Если документов пока нет, показывается подсказка «Закрывающих документов пока нет. УПД появляется автоматически после оплаты счёта за лицензию». При большом количестве строк внизу появляется кнопка «Показать ещё».

Карточка документа

Нажмите на строку — откроется карточка по центру экрана: слева предпросмотр PDF, справа реквизиты (номер, дата, счёт, период, сумма, статус ЭДО, когда отправлен на e-mail) и кнопки. Закрыть карточку можно крестиком в шапке, клавишей Esc или кликом по затемнённому фону.

Скачать PDF сохраняет файл с именем вида УПД_<номер>_<дата>.pdf. Это тот же PDF, что отправляется на e-mail: с факсимиле подписи руководителя и печати.

Получение по ЭДО

Если ваша компания подключена к ЭДО, закрывающие документы можно получать по электронному документообороту. Настройка — за значком шестерёнки слева от переключателя (он показывается только на вкладке «Закрывающие документы»; повторное нажатие возвращает к списку):

1. ID участника — идентификатор вашей компании как участника ЭДО. Проще всего найти его по ИНН: нажмите значок лупы рядом с полем — откроется окно поиска (см. ниже). Второй путь — взять его из реквизитов компании в кабинете вашего оператора ЭДО и ввести вручную. Сохранённый идентификатор показывается замаскированным; значок глаза рядом с полем показывает его целиком. Если вы ранее нажимали «Проверить обмен» без идентификатора, он может подставиться автоматически по ИНН компании — тогда под полем будет подпись «Определён автоматически по ИНН».
2. Обмен с НУМАМИ — состояние маршрута между вашей компанией и нами у оператора ЭДО. Нажмите «Проверить обмен»: сервис найдёт вашу компанию у оператора по идентификатору (или по ИНН) и подтвердит, что обмен открыт. Результат: «Обмен открыт» (зелёная точка), «Маршрут не найден» (красная — компания с таким идентификатором у оператора не найдена), «Не проверялся» или «ID не указан». Рядом показывается время последней проверки. Повторная проверка возможна не чаще раза в 30 секунд.
3. Отправлять документы по ЭДО — переключатель согласия. Он доступен только когда обмен подтверждён («Обмен открыт»); пока маршрут не проверен или не найден, переключатель заблокирован, а подпись под ним объясняет, что нужно сделать. Любое изменение идентификатора сбрасывает проверку и выключает согласие — после сохранения нового идентификатора проверьте обмен заново.
4. Сохранить изменения — записывает идентификатор и согласие.

Поиск ID участника по ИНН

Окно «Поиск ID участника ЭДО» открывается по значку лупы у поля «ID участника». ИНН уже подставлен из карточки вашей компании; для юрлица дополнительно нужен КПП — у оператора карточка юрлица ищется только по паре ИНН + КПП, поэтому головная организация и филиалы имеют разные идентификаторы. Для ИП достаточно ИНН.

Если ваша компания уже подключена к ЭДО в кабинете, поиск по всем её организациям запускается сразу при открытии окна. Иначе проверьте ИНН, введите КПП и нажмите «Найти». В результатах показываются название, тип (ЮЛ или ИП), ИНН, КПП и полный идентификатор — выберите нужную строку и нажмите «Использовать». Идентификатор сохранится, обмен проверится автоматически, и при статусе «Обмен открыт» переключатель «Отправлять документы по ЭДО» сразу станет доступен.

Отправка документа по ЭДО

Когда согласие включено и обмен открыт, в строке каждого ещё не отправленного документа (и в его карточке) появляется кнопка «Отправить по ЭДО». По нажатию документ формируется в формализованном виде (формат УПД, утверждённый ФНС), подписывается нашей стороной и уходит через оператора ЭДО; статус в строке меняется на «Отправлен по ЭДО», а уведомление показывает состояние документа у оператора.

Документ появится в вашей системе ЭДО как входящий, ожидающий утверждения — подпишите его своей подписью, как любой входящий УПД. После этого статус в кабинете станет «Подписан» (обновить его вручную можно кнопкой «Обновить статус ЭДО» в карточке).

Статусы в столбце «Статус ЭДО»:

• Только e-mail — по ЭДО не отправлялся, копия ушла (или уйдёт) на почту;
• Отправлен по ЭДО — документ у оператора, ждёт вашей подписи;
• Подписан — вы подписали документ в своей системе ЭДО;
• Отклонён — вы отклонили документ в своей системе ЭДО;
• Ошибка — отправка не удалась; текст ошибки показывается в уведомлении, кнопка «Отправить повторно» создаёт новую отправку.

Права доступа

• Раздел, настройка получения по ЭДО и отправка документов — только администраторам компании (роль «Админ» на любом подключении).
• Права на модули ЕГАИС, Меркурий, ЭДО и прочие на доступ к закрывающим документам не влияют: это документы по подписке самой компании, а не документы оборота.

Часто задаваемые вопросы

Оплатили счёт, а документа в разделе нет. УПД оформляется пакетом по оплаченным счетам, а не мгновенно в момент оплаты. Если после оформления пакета документа всё ещё нет, напишите в поддержку с номером счёта.

Нужно ли что-то делать, чтобы получить документ на почту? Нет. Копия с факсимиле отправляется на e-mail, указанный в счёте, автоматически. Если адрес изменился, сообщите в поддержку.

Можно ли получить документ по ЭДО, если его уже прислали на почту? Да. Включите получение по ЭДО и нажмите «Отправить по ЭДО» у нужного документа — экземпляр с квалифицированной подписью придёт к вам по ЭДО.

Переключатель «Отправлять документы по ЭДО» не включается. Он активен только при статусе «Обмен открыт». Найдите идентификатор по ИНН через лупу (он сохранится и проверится сам) или сохраните его вручную и нажмите «Проверить обмен». Если маршрут не найден, сверьте идентификатор с реквизитами компании в кабинете вашего оператора ЭДО.

Поиск по ИНН ничего не находит. Для юрлица проверьте КПП — без него или с КПП другого подразделения карточка не найдётся. Если реквизиты верны, скорее всего ваша компания работает у другого оператора ЭДО: введите идентификатор вручную или напишите в поддержку.

Документ отправлен по ЭДО, но в системе ЭДО его не видно. Сразу после отправки документ ожидает подписи с нашей стороны и становится виден вам после неё. Нажмите «Обновить статус ЭДО» в карточке через некоторое время; если статус долго не меняется — напишите в поддержку.