Пользователи, роли и права

Что это и зачем

Раздел Пользователи — рабочее место администратора компании. Здесь вы добавляете сотрудников, выдаёте им логин и пароль, назначаете права на отдельные модули системы и контролируете количество занятых мест по подписке.

Доступ к разделу есть только у пользователей с правом «Управление пользователями». Остальные сотрудники этого пункта меню не видят, а попытка вызвать любые операции с пользователями без этого права отклоняется сервером. Если у сотрудника вообще нет назначенных прав, при входе он увидит сообщение «Администратор не присвоил полномочия. Обратитесь к нему для настройки вашей учетной записи» — это нормальное состояние новой учётной записи до того, как вы выдадите ей права.

Где находится и как открыть

Пункт Пользователи расположен в боковом меню в группе Система (рядом с пунктом Документация). Откроется страница со списком сотрудников выбранного подключения, счётчиками занятых мест и кнопкой + Пригласить.

Раздел работает в двух режимах, между которыми переключают кнопки «Подключение» и «Общие» в верхней части страницы. Эти кнопки появляются только когда выбрано подключение; без подключения сразу открывается режим «Общие»:

• Подключение — пользователи и права в рамках конкретного подключения (одна база 1С или один аккаунт iiko). Здесь же приглашают новых сотрудников, видны счётчики мест и поиск.
• Общие — права уровня всей компании, не зависящие от подключения: ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак и роль администратора.

Модель доступа: подписка × разрешение

Доступ к любой функции определяется одновременно двумя условиями. Функция показывается и работает только тогда, когда выполнены оба:

• Возможность — что доступно по подписке и системе. Определяется на уровне компании и типа подключения: какие модули оплачены и применимы к данной системе (1С или iiko). Это внешний контур: даже администратор не может выдать право на модуль, которого нет у компании или который не относится к типу её подключения.
• Право — что разрешено конкретному пользователю. Выдаёте вы как администратор индивидуально каждому сотруднику. Это внутренний контур внутри того, что доступно компании.

Правило простое: пользователь видит и может использовать модуль, если этот модуль доступен компании по подписке И выдан лично ему. Поэтому в списке прав при настройке пользователя показываются только те разрешения, которые применимы к данному подключению и системе — лишние не отображаются, а при попытке сохранить неприменимое право сервер его отклонит.

Различия 1С и iiko

Набор применимых прав зависит от системы выбранного подключения. Большинство прав общие для обеих систем: загрузка документов, просмотр и конструктор отчётов, аналитика и управление пользователями.

Какой именно набор прав показывать, система определяет автоматически по типу выбранного подключения, поэтому отдельно настраивать это не нужно.

Права на подключение (кнопка «Подключение»)

Кнопка «Подключение» в верхней части списка пользователей открывает этот раздел. Эти права выдаются отдельно для каждого подключения и управляют функциями, которые работают «внутри» базы 1С или аккаунта iiko:

• Загрузка документов — загрузка и распознавание документов (см. Загрузки, Документы).
• Просмотр отчётов — чтение готовых отчётов (см. Мои отчёты).
• Конструктор отчётов — создание и редактирование отчётов; автоматически включает просмотр (см. Конструктор отчётов).
• Аналитика и KPI — показатели и аналитические виджеты на дашборде.

• Управление пользователями — доступ к этому самому разделу.

Некоторые права связаны парами «просмотр + конструктор/управление»: при выдаче старшего права младшее (просмотр) включается автоматически. Это касается конструктора отчётов, конструктора процессов, а также управления ЕГАИС и Меркурием.

Глобальные права (кнопка «Общие»)

Кнопка «Общие» рядом с «Подключением» открывает этот раздел. Модули государственных систем учёта и маркировки работают на уровне всей компании, а не отдельного подключения, поэтому права на них живут в разделе «Общие» и не показываются в списке прав подключения:

• ЕГАИС — просмотр, ЕГАИС — управление (включает просмотр), ЕГАИС — приёмка (см. ЕГАИС).
• Меркурий — просмотр, Меркурий — управление (включает просмотр) (см. Меркурий).
• ЭДО — просмотр (см. ЭДО).
• Честный Знак — просмотр, Честный Знак — приёмка, Честный Знак — списание (вывод из оборота), Честный Знак — кеги (постановка на кран) (см. Честный Знак).
• Админ — роль администратора на уровне компании.

В разделе «Общие» отображаются только те сотрудники, у кого уже есть хотя бы одно глобальное право. Чтобы изменить набор, нажмите значок редактирования в строке пользователя, отметьте нужные права и сохраните. Управлять списком в этом разделе может администратор; просматривать его дополнительно разрешено и держателю права ЕГАИС — управление.

Функциональные модули как области прав

Права выдаются по функциональным модулям. Ниже — перечень областей, на которые можно настроить доступ. Какие из них доступны конкретной компании, зависит от подписки, типа подключения и лицензий:

• Загрузка документов — загрузка и распознавание.
• Отчёты — просмотр и конструктор отчётов.
• Аналитика и KPI — показатели на дашборде.

• Управление пользователями — этот раздел.
• ЕГАИС — алкогольная отчётность (просмотр, управление, приёмка).
• Меркурий — ветеринарные документы (просмотр, управление).
• ЭДО — электронный документооборот (просмотр).
• Честный Знак — маркировка (просмотр, списание).

Последние четыре модуля (ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак) настраиваются в разделе «Общие», остальные — в разделе «Подключение».

Типы пользователей и лимит мест

Каждый пользователь подключения относится к одному из двух типов:

• Основной — полноценный сотрудник, которому можно выдать любой набор прав.
• Загрузка Документов (второстепенное место) — упрощённая учётная запись только для загрузки документов. Такому пользователю доступно единственное право Загрузка документов; остальные права снимаются автоматически при смене типа.

Количество мест каждого типа ограничено подпиской компании. В шапке раздела «Подключение» показаны счётчики в формате «занято / всего»: Основные и Второстепенные. В счётчик попадают только активные пользователи соответствующего типа.

Как пригласить и настроить пользователя (пошагово)

Приглашение выполняется в разделе «Подключение» через мастер из трёх шагов. Нажмите + Пригласить.

1. Шаг 1 — email. Введите электронную почту сотрудника и нажмите Продолжить. Система проверит, есть ли уже такой пользователь:

• если адрес новый — будет создана новая учётная запись;
• если пользователь уже есть в вашей компании — мастер перейдёт в режим выдачи доступа существующему сотруднику;
• если пользователь принадлежит другой компании — появится сообщение, что добавить его можно только после удаления из текущего аккаунта.

2. Шаг 2 — имя и права. Укажите Имя и Фамилию. Затем выберите права: можно применить готовый Шаблон или отметить разрешения вручную галочками. Доступные шаблоны: Полный доступ, Бухгалтер, Аналитик, Только загрузка, Только просмотр. Шаблон подставляет только те права, что применимы к текущему подключению и системе, — неприменимые в нём права автоматически отбрасываются. Нажмите Создать пользователя (для нового) или Предоставить доступ (для существующего).
3. Шаг 3 — передача доступа. Для нового пользователя система покажет логин (email) и сгенерированный пароль. Пароль показывается один раз и нигде не хранится — сразу скопируйте его кнопкой Копировать и передайте сотруднику, либо нажмите Отправить пользователю email, чтобы система выслала данные на почту. Нажмите Готово. Для существующего сотрудника третий шаг не показывается: ему просто добавляются права, нового пароля не создаётся.

Изменение прав и статуса существующего пользователя

В таблице раздела «Подключение» по каждому сотруднику показаны столбцы: Имя, Email, Система, Тип, Полномочия (список выданных прав), Статус (Активен / Неактивен) и Действия. В столбце действий три кнопки:

• Изменить разрешения (карандаш ) — открывает карточку, где можно сменить тип пользователя и пересобрать набор прав (галочками или шаблоном), затем Сохранить. Если вы редактируете собственные права, меню и интерфейс обновятся сразу, без перезагрузки.
• Деактивировать / Активировать — временно отключает или включает доступ без удаления учётной записи. Деактивированный пользователь при входе увидит «Ваш аккаунт деактивирован».
• Удалить — полностью убирает пользователя из подключения вместе с его правами. Действие необратимо и требует подтверждения.

Над списком есть поле Поиск по имени или email для быстрого фильтра. В разделе «Общие» по каждому пользователю доступна только кнопка редактирования глобальных прав.

Ограничения и защитные правила

• Нельзя действовать против себя. Собственную учётную запись нельзя деактивировать или удалить.
• Защита последнего администратора. Система не даст деактивировать, удалить, перевести во второстепенный тип или лишить права Управление пользователями единственного оставшегося активного администратора — иначе компания потеряет доступ к управлению. Сначала назначьте администратором другого сотрудника.
• Уникальность email. Нельзя завести на одном подключении двух пользователей с одинаковым email.
• Чужая компания. Пользователя, привязанного к другой компании, нельзя добавить, пока он не будет удалён оттуда.
• Лимит мест. Приглашение или смена типа отклоняются при превышении доступного числа мест соответствующего типа.
• Только применимые права. Сервер принимает лишь права, применимые к подключению и его системе; неизвестные или неподходящие типу пользователя права отклоняются. Глобальные права (ЕГАИС, Меркурий, ЭДО, Честный Знак) выдаются только в разделе «Общие».

Все изменения прав, активации/деактивации, смены типа, приглашения и удаления фиксируются в журнале аудита по каждому пользователю.

Часто задаваемые вопросы

• Сотрудник не видит нужный раздел. Проверьте две вещи: выдано ли ему соответствующее право и доступен ли модуль компании по подписке (а также применим ли он к системе подключения). Раздел появляется только при выполнении обоих условий.
• Новый сотрудник видит «Администратор не присвоил полномочия». Это значит, что у него ещё нет ни одного права — откройте его карточку и назначьте нужные разрешения.
• Где выдать права на ЕГАИС или Меркурий? В разделе «Общие» — это права уровня компании, в списке прав подключения их нет.
• Потерял пароль нового пользователя. Пароль показывается один раз при создании и нигде не хранится. Если он не сохранён и не отправлен на почту, восстановить его в этом окне нельзя — потребуется сброс пароля сотрудником через вход в систему.
• Можно ли дать сотруднику доступ только к загрузке документов? Да — установите тип Загрузка Документов в карточке редактирования. Это занимает более дешёвое «второстепенное» место и ограничивает права одной загрузкой.