Загрузка и создание документов

Что это и зачем

Модуль загрузки документов превращает бумажный или электронный первичный документ (УПД, чек, накладную и т. д.) в готовую запись учётной системы. Вы загружаете файл или фото документа, система автоматически распознаёт его текст и извлекает поля (контрагент, организация, номенклатура, суммы, НДС, даты), а затем показывает результат на проверку. После того как вы подтвердили данные, документ создаётся прямо в подключённой системе — в 1С или в iiko.

Модуль кроссистемный: он работает и для подключений 1С, и для подключений iiko. Общая часть (загрузка, распознавание, проверка, создание) одинакова; различаются только типы документов и поля, специфичные для каждой системы. Какой набор открывается, определяется типом активного подключения и его настройками.

Где находится и как открыть

Экран выбора типа документа называется Загрузка документов (заголовок «Выберите тип документа»); отдельно есть экран справочников Работа с мастер-данными. В текущем интерфейсе попасть на них можно несколькими путями:

• Из раздела «Документы». Это основной сценарий. Откройте раздел Документы (пункт Документы в группе Действия левого меню) и для готовой строки нажмите «Создать в системе» — откроется нужный мастер загрузки сразу на шаге проверки.
• Из самого мастера. Внутри страниц справочников (номенклатура, рецептуры, контрагенты) кнопка «Назад» возвращает на экран выбора типа документа, где можно выбрать другой тип.
• По прямой ссылке. Экран выбора и страницы конкретных документов открываются по своим адресам в приложении.

В шапке каждого мастера показан индикатор активного подключения (название базы 1С или iiko), чтобы вы видели, куда именно будет создан документ. Если подключение не выбрано, система предупредит об этом и вернёт на стартовый экран.

Как пользоваться (общие шаги)

Сценарий для всех типов документов и обеих систем единый:

1. Выберите тип документа на стартовом экране (плитка с названием и описанием).
2. Загрузите файл. Можно загрузить скан, фотографию или электронный файл документа. Поддерживаются изображения и PDF, а также офисные форматы — DOCX и XLSX/XLS. Можно выбрать сразу несколько файлов.
3. Дождитесь распознавания. Система распознаёт текст документа и затем извлекает из него структурированные поля — реквизиты, табличную часть, суммы и налоги.
4. Проверьте и при необходимости поправьте извлечённые поля. На этом шаге система уже подставляет найденные в учётной базе сущности (контрагента, организацию, договор, номенклатуру). Вы можете скорректировать значения и выбрать недостающие из справочников.
5. Создайте документ. По кнопке создания документ записывается в учётную систему. После успеха система покажет подтверждение.

Черновики загруженных документов

Если вы загрузили документ и начали оформлять приёмку, но не завершили её — отвлеклись, закрыли вкладку или ушли со страницы — введённые данные не теряются. Незавершённая работа сохраняется как черновик, и вы можете вернуться и продолжить с того места, где остановились.

Как это устроено:

• Сохранение. Пока вы работаете над документом, изменения сохраняются автоматически. Дополнительно на шагах проверки и создания есть кнопка «Сохранить черновик» — если вы хотите зафиксировать прогресс вручную.
• Где найти черновик. Документы с незавершённым черновиком отмечаются в разделе Документы значком «Черновик». Чтобы показать только их, включите фильтр «Черновик».
• Возврат к работе. Когда вы снова нажимаете «Создать в системе» для такого документа, система спрашивает, что делать: «Продолжить черновик» открывает приёмку с сохранёнными правками; «Начать заново» — с исходными распознанными данными.
• Завершение. После того как документ создан в учётной системе, черновик очищается и отметка «Черновик» пропадает.

Как это работает

Под каждым типом документа работает единый процесс ИИ-распознавания и обработки:

• Загрузка в хранилище. Файл загружается в облачное хранилище.
• Распознавание. Текст распознаёт встроенный модуль (с поддержкой русского и английского). Изображения нестандартных форматов (PNG, WEBP, HEIC и др.) автоматически приводятся к виду, пригодному для распознавания; PDF и офисные файлы (DOCX, XLSX/XLS) обрабатываются как документы.
• Извлечение полей. По распознанному тексту языковая модель извлекает структурированные данные документа (шапка и строки). Для каждого типа документа используется свой промпт извлечения.
• Обогащение из учётной базы. Извлечённые контрагент/организация ищутся в системе по ИНН и наименованию, подбирается договор (только для 1С), строки сопоставляются с номенклатурой. Найденные сущности подставляются в форму проверки.
• Создание документа. После подтверждения данные отправляются в учётную систему командой создания документа. Для ряда типов 1С перед отправкой выполняется предварительная проверка обязательных полей (например, наличие контрагента и суммы).

Права доступа

Все операции загрузки и создания документов, а также вспомогательные справочные запросы (счета учёта номенклатуры, группы номенклатуры и контрагентов, значения перечислений, справочники iiko) требуют права «Загрузка документов». Без этого права раздел и его страницы недоступны. Назначение прав выполняется в разделе Пользователи.

На частоту операций действуют ограничения: выдача ссылок на загрузку файлов ограничена примерно 12 запросами в минуту на пользователя и подключение; создание приходной накладной в iiko — 6 в минуту, создание товара или поставщика в iiko — по 12 в минуту. При слишком частых попытках система попросит немного подождать.

Возможности для 1С

Для подключения 1С на экране выбора в разделе Покупки доступны следующие типы документов (видимость каждого зависит от настроек конкретной конфигурации 1С):

• УПД — Поступление — универсальный передаточный документ от поставщика (товары и услуги). Создаёт поступление в 1С.
• Приобретение товаров и услуг — загрузка поступлений товаров и услуг (открывается тот же мастер УПД в режиме приобретения).
• Загрузка Чеков — распознавание кассовых чеков для создания поступления (товары и услуги).
• Товарная накладная (ТОРГ-12) — загрузка товарных накладных для создания поступления (только товары).

Отдельный экран справочников (Работа с мастер-данными, раздел Справочники) позволяет создавать и пополнять мастер-данные 1С:

• Номенклатура — массовое создание номенклатуры из файлов.
• Рецептуры — загрузка рецептур для общепита (конфигурации БИТ): распознаётся блюдо, ингредиенты и посуда, выполняется поиск номенклатуры, создаётся документ рецептуры. Доступно только если для подключения включена соответствующая функция.
• Контрагенты — создание контрагента по ИНН (с подбором реквизитов и созданием договора по умолчанию, если это применимо к конфигурации).

При создании документов 1С система дополнительно подставляет специфичные для 1С реквизиты — организацию, договор, счета учёта, ставки НДС, подразделения и т. п. Для разных конфигураций (например, бухгалтерия и управленческая) набор полей и поведение могут отличаться.

Возможности для iiko

Для подключения iiko на экране выбора доступна одна плитка в разделе Покупки — Поступление товаров («Загрузка приходной накладной от поставщика (УПД, ТОРГ-12, чек)»). Она открывает мастер Приходная накладная.

Процесс тот же, что и для 1С: загрузка файла, распознавание, извлечение полей, проверка, создание документа. Отличия в части, специфичной для iiko:

• Перед распознаванием изображение или PDF предварительно классифицируется по типу документа (УПД / ТОРГ-12 / чек) с помощью распознавания по картинке, чтобы применить подходящий промпт извлечения.
• Вместо поиска по справочникам 1С выполняется сопоставление с данными iiko: подбираются поставщик, склад поступления и товарные позиции (продукты), а также единицы измерения. Недостающего поставщика или товар можно создать в iiko прямо из мастера; сопоставления товаров запоминаются, чтобы в следующий раз позиции распознавались автоматически. Вместе с товаром запоминаются его склад поступления и коэффициент пересчёта единиц («Коэф.» — отношение количества в iiko к количеству в документе): задайте их один раз при создании накладной, и при следующих поставках той же позиции они подставятся автоматически — вводить заново не нужно.
• На выходе создаётся приходная накладная в iiko. Дату документа система приводит к формату iiko автоматически. При необходимости накладную можно сразу провести (статус «обработана»).

Ограничения

• Создавать документы можно только при выбранном подключении нужного типа; без активного подключения экраны загрузки недоступны.
• Для 1С перечень типов документов ограничен настройками конкретной конфигурации — если тип не разрешён, его плитка не отображается. Рецептуры требуют включённой функции и конфигурации БИТ.
• Распознавание расходует суточный лимит страниц подключения; при его исчерпании распознавать новые файлы нельзя до сброса лимита.
• Действуют ограничения на частоту запросов (загрузка файлов, создание документов/товаров/поставщиков в iiko); при превышении приходит ответ с просьбой подождать.
• Качество автоматического заполнения зависит от читаемости скана или фото — нечёткие или повёрнутые изображения распознаются хуже, поэтому шаг проверки полей обязателен.
• «Авансовый отчёт» и «Акты сверки» сейчас отключены и не описаны как рабочие сценарии.

Часто задаваемые вопросы

Какие форматы файлов можно загружать? Фотографии и сканы (в том числе JPG, PNG, WEBP, HEIC), PDF, а также офисные форматы DOCX и XLSX/XLS. Можно выбрать несколько файлов сразу.

Документ не появился сразу после загрузки — это нормально? Да. После загрузки идут распознавание и извлечение полей (это может занять несколько секунд). Документ создаётся только после вашего подтверждения на шаге проверки.

Я не закончил оформление и закрыл вкладку — потеряю введённые данные? Нет. Незавершённая работа над загруженным документом сохраняется как черновик автоматически. Такой документ помечается значком «Черновик» в разделе Документы (есть и одноимённый фильтр). Откройте его и нажмите «Создать в системе» — система предложит продолжить черновик или начать заново. Подробнее — в разделе «Черновики загруженных документов» выше.

Система некорректно распознала документ — это нормально? Да, такое может случиться. Модель распознавания и извлечения данных постоянно дообучается и со временем становится точнее, но 100%-ную точность распознавания система не гарантирует. Поэтому шаг проверки перед созданием документа — не формальность: всегда сверяйте извлечённые данные с оригиналом и исправляйте их при необходимости, прежде чем подтвердить создание документа.

Можно ли не загружать файл повторно, если он уже есть в Библиотеке? Да. Откройте документ в Библиотеке и выберите «Создать в системе» — мастер откроется сразу на проверке, без повторного распознавания. Это и есть основной способ начать создание документа.

Что делать, если фактически принятое количество не совпадает с накладной (обычный товар — не алкоголь и не маркировка)? Количество правится прямо при загрузке, до создания документа. По шагам:

1. Загрузите накладную (или откройте её в Библиотеке и нажмите «Создать в системе») и дойдите до шага проверки — до таблицы с позициями товара.
2. Найдите в таблице строку того товара, по которому есть расхождение.
3. Впишите фактически принятое количество в нужный столбец:
   • Для iiko — в столбец «Факт.». Рядом, в столбце «Кол-во», останется количество из накладной (для сверки), а iiko зафиксирует расхождение приёмки.
   • Для 1С — в столбец «Кол 1С». Рядом, в столбце «Кол Док», останется количество из документа. В 1С попадёт именно то, что стоит в «Кол 1С».
4. Нажмите кнопку создания документа — в учётную систему запишется фактическое количество.

В самом ЭДО так сделать нельзя: там входящий документ можно только целиком принять или целиком отклонить. А расхождение с поставщиком урегулируйте отдельно — обычно поставщик присылает корректировочный документ на согласованное количество.

Почему я не вижу возможности загрузки? Скорее всего, у вашей учётной записи нет права Загрузка документов. Обратитесь к администратору (раздел Пользователи).