Загрузка и создание документов

Что это и зачем

Модуль загрузки документов превращает бумажный или электронный первичный документ (УПД, чек, накладную и т. д.) в готовую запись учётной системы. Вы загружаете файл или фото документа, система автоматически распознаёт его текст и извлекает поля (контрагент, организация, номенклатура, суммы, НДС, даты), а затем показывает результат на проверку. После того как вы подтвердили данные, документ создаётся прямо в подключённой системе — в 1С или в iiko.

Модуль кроссистемный: он работает и для подключений 1С, и для подключений iiko. Общая часть (загрузка, распознавание, проверка, создание) одинакова; различаются только типы документов и поля, специфичные для каждой системы. Какой набор открывается, определяется типом активного подключения и его настройками.

Где находится и как открыть

Экран выбора типа документа называется Загрузка документов (заголовок «Выберите тип документа»); отдельно есть экран справочников Работа с мастер-данными. В текущем интерфейсе попасть на них можно несколькими путями:

• Из раздела «Документы». Это основной сценарий. Откройте раздел Документы (пункт Документы в группе Действия левого меню) и для готовой строки нажмите «Создать в системе» — откроется нужный мастер загрузки сразу на шаге проверки.
• Из самого мастера. Внутри страниц справочников (номенклатура, рецептуры, контрагенты) кнопка «Назад» возвращает на экран выбора типа документа, где можно выбрать другой тип.
• По прямой ссылке. Экран выбора и страницы конкретных документов открываются по своим адресам в приложении.

В шапке каждого мастера показан индикатор активного подключения (название базы 1С или iiko), чтобы вы видели, куда именно будет создан документ. Если подключение не выбрано, система предупредит об этом и вернёт на стартовый экран.

Как пользоваться (общие шаги)

Сценарий для всех типов документов и обеих систем единый:

1. Выберите тип документа на стартовом экране (плитка с названием и описанием).
2. Загрузите файл. Можно загрузить скан, фотографию или электронный файл документа. Поддерживаются изображения и PDF, а также офисные форматы — DOCX и XLSX/XLS. Можно выбрать сразу несколько файлов.
3. Дождитесь распознавания. Система распознаёт текст документа и затем извлекает из него структурированные поля — реквизиты, табличную часть, суммы и налоги.
4. Проверьте и при необходимости поправьте извлечённые поля. На этом шаге система уже подставляет найденные в учётной базе сущности (контрагента, организацию, договор, номенклатуру). Вы можете скорректировать значения и выбрать недостающие из справочников.
5. Создайте документ. По кнопке создания документ записывается в учётную систему. После успеха система покажет подтверждение.

Черновики загруженных документов

Если вы загрузили документ и начали оформлять приёмку, но не завершили её — отвлеклись, закрыли вкладку или ушли со страницы — введённые данные не теряются. Незавершённая работа сохраняется как черновик, и вы можете вернуться и продолжить с того места, где остановились.

Как это устроено:

• Сохранение. Пока вы работаете над документом, изменения сохраняются автоматически. Дополнительно на шагах проверки и создания есть кнопка «Сохранить черновик» — если вы хотите зафиксировать прогресс вручную.
• Где найти черновик. Документы с незавершённым черновиком отмечаются в разделе Документы значком «Черновик». Чтобы показать только их, включите фильтр «Черновик».
• Возврат к работе. Когда вы снова нажимаете «Создать в системе» для такого документа, система спрашивает, что делать: «Продолжить черновик» открывает приёмку с сохранёнными правками; «Начать заново» — с исходными распознанными данными.
• Завершение. После того как документ создан в учётной системе, черновик очищается и отметка «Черновик» пропадает.

Как это работает

Под каждым типом документа работает единый процесс ИИ-распознавания и обработки:

• Загрузка в хранилище. Файл загружается в облачное хранилище.
• Распознавание. Текст распознаёт встроенный модуль (с поддержкой русского и английского). Изображения нестандартных форматов (PNG, WEBP, HEIC и др.) автоматически приводятся к виду, пригодному для распознавания; PDF и офисные файлы (DOCX, XLSX/XLS) обрабатываются как документы.
• Извлечение полей. По распознанному тексту языковая модель извлекает структурированные данные документа (шапка и строки). Для каждого типа документа используется свой промпт извлечения.
• Обогащение из учётной базы. Извлечённые контрагент/организация ищутся в системе по ИНН и наименованию, подбирается договор (только для 1С), строки сопоставляются с номенклатурой. Найденные сущности подставляются в форму проверки.
• Создание документа. После подтверждения данные отправляются в учётную систему командой создания документа. Для ряда типов 1С перед отправкой выполняется предварительная проверка обязательных полей (например, наличие контрагента и суммы).

Права доступа

Все операции загрузки и создания документов, а также вспомогательные справочные запросы (счета учёта номенклатуры, группы номенклатуры и контрагентов, значения перечислений, справочники iiko) требуют права «Загрузка документов». Без этого права раздел и его страницы недоступны. Назначение прав выполняется в разделе Пользователи.

На частоту операций действуют ограничения: выдача ссылок на загрузку файлов ограничена примерно 12 запросами в минуту на пользователя и подключение; создание приходной накладной в iiko — 6 в минуту, создание товара или поставщика в iiko — по 12 в минуту. При слишком частых попытках система попросит немного подождать.

Возможности для 1С

Для подключения 1С на экране выбора в разделе Покупки доступны следующие типы документов (видимость каждого зависит от настроек конкретной конфигурации 1С):

• УПД — Поступление — универсальный передаточный документ от поставщика (товары и услуги). Создаёт поступление в 1С.
• Приобретение товаров и услуг — загрузка поступлений товаров и услуг (открывается тот же мастер УПД в режиме приобретения).
• Загрузка Чеков — распознавание кассовых чеков для создания поступления (товары и услуги).
• Товарная накладная (ТОРГ-12) — загрузка товарных накладных для создания поступления (только товары).

Отдельный экран справочников (Работа с мастер-данными, раздел Справочники) позволяет создавать и пополнять мастер-данные 1С:

• Номенклатура — массовое создание номенклатуры из файлов.
• Рецептуры — загрузка рецептур для общепита (конфигурации БИТ): распознаётся блюдо, ингредиенты и посуда, выполняется поиск номенклатуры, создаётся документ рецептуры. Доступно только если для подключения включена соответствующая функция.
• Контрагенты — создание контрагента по ИНН (с подбором реквизитов и созданием договора по умолчанию, если это применимо к конфигурации).

При создании документов 1С система дополнительно подставляет специфичные для 1С реквизиты — организацию, договор, счета учёта, ставки НДС, подразделения и т. п. Для разных конфигураций (например, бухгалтерия и управленческая) набор полей и поведение могут отличаться.

Возможности для iiko

Для подключения iiko на экране выбора доступна одна плитка в разделе Покупки — Поступление товаров («Загрузка приходной накладной от поставщика (УПД, ТОРГ-12, чек)»). Она открывает мастер Приходная накладная.

Процесс тот же, что и для 1С: загрузка файла, распознавание, извлечение полей, проверка, создание документа. Отличия в части, специфичной для iiko:

• Перед распознаванием изображение или PDF предварительно классифицируется по типу документа (УПД / ТОРГ-12 / чек) с помощью распознавания по картинке, чтобы применить подходящий промпт извлечения.
• Вместо поиска по справочникам 1С выполняется сопоставление с данными iiko: подбираются поставщик, склад поступления и товарные позиции (продукты), а также единицы измерения. Недостающего поставщика или товар можно создать в iiko прямо из мастера; сопоставления товаров запоминаются, чтобы в следующий раз позиции распознавались автоматически. Вместе с товаром запоминаются его склад поступления и коэффициент пересчёта единиц («Коэф.» — отношение количества в iiko к количеству в документе): задайте их один раз при создании накладной, и при следующих поставках той же позиции они подставятся автоматически — вводить заново не нужно.
• На выходе создаётся приходная накладная в iiko. Дату документа система приводит к формату iiko автоматически. При необходимости накладную можно сразу провести (статус «обработана»).

Стратегия списания GTIN в приходе

В таблице товаров для каждой позиции с GTIN отображается колонка «Списывать». Переключатель задаёт, как этот GTIN будет учитываться после создания прихода:

• Включено — GTIN добавляется в автоматическое списание по настроенному расписанию;
• Выключено — GTIN не списывается по расписанию. После успешного создания прихода система запускает автоматический поиск подходящих товаров или блюд iiko для списания на кассе.

Для новых GTIN переключатель включён по умолчанию. Для уже настроенных GTIN подставляется сохранённое правило. Решение можно изменить перед созданием прихода; после успешного создания оно сохраняется для GTIN. Если для выключенного GTIN не удалось найти подходящую привязку, приход всё равно создаётся, а в результате показывается предупреждение — привязку можно проверить и настроить позже в карточке документа.

Как работает автоматический поиск привязки

Система использует уже найденный в строке прихода товар iiko как начальную точку, но не привязывает GTIN к нему вслепую: этот товар может быть не готовым блюдом, а ингредиентом или полуфабрикатом. После создания прихода система:

1. Загружает актуальные действующие технологические карты iiko на текущую учётную дату и строит обратную цепочку «в каких блюдах используется этот товар».
2. Если товар не используется ни в одной технологической карте, GTIN привязывается к самому этому товару — это считается прямой продажей на кассе.
3. Если товар входит в технологические карты, система проходит каждую найденную ветку вверх:
   • если встречается блюдо, GTIN можно привязать к нему, но ветка продолжается — это блюдо может входить и в другое блюдо верхнего уровня;
   • промежуточные полуфабрикаты сами по себе не становятся целью привязки, пока используются выше;
   • на верхнем уровне ветки, если выше действующих карт уже нет, может быть выбрана конечная товарная позиция как безопасная цель.
4. Разные ветки обрабатываются независимо, поэтому один GTIN может получить несколько корректных привязок — например, если один ингредиент входит в несколько продаваемых блюд.

Система добавляет только отсутствующие привязки: существующие не дублируются и не удаляются. Если технологические карты не удалось прочитать, данные оказались неполными или конкретная ветка неоднозначна/циклична, привязка по этой ветке не выполняется; безопасные ветки могут завершиться независимо. Приход при этом не откатывается — в результате отображается предупреждение, и сопоставление можно проверить вручную.

Ограничения

• Создавать документы можно только при выбранном подключении нужного типа; без активного подключения экраны загрузки недоступны.
• Для 1С перечень типов документов ограничен настройками конкретной конфигурации — если тип не разрешён, его плитка не отображается. Рецептуры требуют включённой функции и конфигурации БИТ.
• Распознавание расходует суточный лимит страниц подключения; при его исчерпании распознавать новые файлы нельзя до сброса лимита.
• Действуют ограничения на частоту запросов (загрузка файлов, создание документов/товаров/поставщиков в iiko); при превышении приходит ответ с просьбой подождать.
• Качество автоматического заполнения зависит от читаемости скана или фото — нечёткие или повёрнутые изображения распознаются хуже, поэтому шаг проверки полей обязателен.
• «Авансовый отчёт» и «Акты сверки» сейчас отключены и не описаны как рабочие сценарии.

Часто задаваемые вопросы

Какие форматы файлов можно загружать? Фотографии и сканы (в том числе JPG, PNG, WEBP, HEIC), PDF, а также офисные форматы DOCX и XLSX/XLS. Можно выбрать несколько файлов сразу.

Документ не появился сразу после загрузки — это нормально? Да. После загрузки идут распознавание и извлечение полей (это может занять несколько секунд). Документ создаётся только после вашего подтверждения на шаге проверки.

Я не закончил оформление и закрыл вкладку — потеряю введённые данные? Нет. Незавершённая работа над загруженным документом сохраняется как черновик автоматически. Такой документ помечается значком «Черновик» в разделе Документы (есть и одноимённый фильтр). Откройте его и нажмите «Создать в системе» — система предложит продолжить черновик или начать заново. Подробнее — в разделе «Черновики загруженных документов» выше.

Система некорректно распознала документ — это нормально? Да, такое может случиться. Модель распознавания и извлечения данных постоянно дообучается и со временем становится точнее, но 100%-ную точность распознавания система не гарантирует. Поэтому шаг проверки перед созданием документа — не формальность: всегда сверяйте извлечённые данные с оригиналом и исправляйте их при необходимости, прежде чем подтвердить создание документа.

Можно ли не загружать файл повторно, если он уже есть в Библиотеке? Да. Откройте документ в Библиотеке и выберите «Создать в системе» — мастер откроется сразу на проверке, без повторного распознавания. Это и есть основной способ начать создание документа.

Что делать, если фактически принятое количество не совпадает с накладной (обычный товар — не алкоголь и не маркировка)? Количество правится прямо при загрузке, до создания документа. По шагам:

1. Загрузите накладную (или откройте её в Библиотеке и нажмите «Создать в системе») и дойдите до шага проверки — до таблицы с позициями товара.
2. Найдите в таблице строку того товара, по которому есть расхождение.
3. Впишите фактически принятое количество в нужный столбец:
   • Для iiko — в столбец «Факт.». Рядом, в столбце «Кол-во», останется количество из накладной (для сверки), а iiko зафиксирует расхождение приёмки.
   • Для 1С — в столбец «Кол 1С». Рядом, в столбце «Кол Док», останется количество из документа. В 1С попадёт именно то, что стоит в «Кол 1С».
4. Нажмите кнопку создания документа — в учётную систему запишется фактическое количество.

В самом ЭДО так сделать нельзя: там входящий документ можно только целиком принять или целиком отклонить. А расхождение с поставщиком урегулируйте отдельно — обычно поставщик присылает корректировочный документ на согласованное количество. Подробнее — Работа с вычерками.

Почему я не вижу возможности загрузки? Скорее всего, у вашей учётной записи нет права Загрузка документов. Обратитесь к администратору (раздел Пользователи).