ЭДО (обмен документами)

Что это и зачем

Раздел ЭДО — это работа с входящим электронным документооборотом через оператора ЭДО. Система сама регулярно опрашивает ваш кабинет у оператора, забирает входящие электронные документы, раскладывает их по реквизитам и складывает в раздел «Документы». Заходить в кабинет оператора не нужно — документы появляются в Numami автоматически.

Поддерживается несколько операторов ЭДО:

• СБИС (Saby) — полный сценарий: автоматический приём входящих документов, приёмка (подтверждение и отклонение) и отложенное подписание.
• Астрал — приём входящих документов; приёмка и отложенное подписание подключаются постепенно.
• ЭДО Лайт (ЦРПТ) — бесплатный электронный документооборот от оператора Честного Знака (ЦРПТ): полный сценарий — автоматический приём входящих маркированных УПД, приёмка (подтверждение и отклонение) и подписание титула покупателя. Не требует отдельных реквизитов и токена — приём и подпись выполняются через ваше действующее подключение к Честному Знаку.

Через какого оператора получен документ, видно в колонке «Оператор» списка (и в одноимённом фильтре: «СБИС», «Астрал», «ЦРПТ») — см. Документы.

Для маркированных товаров Numami работает с Честным Знаком (ЦРПТ) напрямую: коды маркировки проверяются в ГИС МТ, а входящие документы от поставщиков можно получать, подтверждать и подписывать через бесплатный ЭДО Лайт — по одному действующему подключению к Честному Знаку, без отдельного оператора ЭДО и без дополнительных реквизитов.

Прямо из карточки документа можно выполнить юридически значимые действия: подтвердить получение (сформировать титул покупателя) или отклонить документ, скачать оригиналы в разных форматах, а также увидеть связанную маркировку — коды Честного Знака с реальным статусом регистрации в ГИС МТ, ветеринарные документы Меркурия и накладные ЕГАИС.

Где находится и как открыть

Отдельного раздела для ЭДО в приложении нет: входящие электронные документы показываются в общем разделе Документы вместе с загруженными вручную файлами и помечаются признаком ЭДО.

Приглашения к обмену от контрагентов через оператора СБИС показываются на отдельной вкладке — см. Приглашения.

Для компаний, у которых подключён только оператор ЭДО (без подключения к 1С или iiko), раздел открывается в специальном режиме «только ЭДО». В нём видны исключительно электронные документы, а кнопка загрузки файлов скрыта — это режим просмотра и приёмки. Этот же режим включается, когда у пользователя есть доступ к ЭДО, но нет права на загрузку файлов в текущем подключении.

Чтобы открыть документ, нажмите на строку в списке — откроется карточка документа по центру экрана: стороны сделки, реквизиты, таблица позиций, блоки маркировки и действия внизу.

Как документы попадают в Numami (автоматический приём)

Документы подтягивает фоновый сборщик на регулярной основе — никаких ручных действий не требуется. Логика работы:

• Сборщик опрашивает раздел входящих документов у оператора по каждой вашей организации (по паре ИНН + КПП); у каждой организации свой отдельный «водяной знак» по дате.
• Забираются: входящий УПД, счёт-фактура, договор (договоры показываются в собственном разделе — см. Договоры) и корректировочные документы (УКД) от оператора СБИС — они привязываются к своему исходному УПД и показываются вместе с ним (подробнее — в разделе Корректировочные документы (УКД) ниже). Прочие типы (счёт на оплату, акт сверки) на этом этапе отсекаются ещё до чтения и не загружаются.
• Для каждого нового документа скачиваются все его основные вложения (например, XML формализованного УПД и PDF-печатная форма) и складываются в один документ библиотеки как набор вложений.
• Реквизиты формализованного УПД (стороны, номер, дата, сумма, позиции) разбираются из XML напрямую кодом, без обращения к ИИ; для неформализованных документов применяется распознавание на стороне библиотеки.
• Документы не дублируются: каждый документ опознаётся по своему идентификатору у оператора, поэтому повторный опрос не создаёт копий. Перед скачиванием система дополнительно спрашивает у библиотеки, какие документы уже есть, и пропускает их.

При первом подключении организации система делает «широкий» первичный сбор за последние ~90 дней, затем работает по скользящему окну. Весь обмен со стороны оператора — только на чтение: приёмка и подписание никогда не запускаются фоновым сборщиком.

Приёмка: подтверждение и отклонение документа

Действия доступны для электронного документа, по которому ещё не принято решение (статус подписи «Не подтверждён»). Их можно запустить из меню строки (кнопка «…») или из футера открытой карточки документа:

• Подтвердить получение (ЭДО) — формирует и отправляет на подпись титул покупателя. Перед отправкой система покажет подтверждающее окно с предупреждением.
• Отклонить (ЭДО)… — открывает окно «Отклонить документ», где нужно указать комментарий (причину). Комментарий обязателен — этого требует оператор ЭДО, и без него запрос будет отклонён.

После отправки появится уведомление о результате: при подтверждении — что документ отправлен на подпись оператору ЭДО (обычно занимает около 10 минут), при отклонении — что отказ отправлен на подпись. Статус документа меняется на На подтверждении, и кнопки приёмки скрываются, пока оператор ЭДО не поставит подпись.

Статус подписи

У каждого ЭДО-документа есть статус подписи (бейдж «ЭДО · …» в карточке и поле Подпись в реквизитах). Возможные значения:

• Не подтверждён — документ получен, решение по нему ещё не принято (доступны кнопки приёмки).
• На подтверждении — действие отправлено, ожидается подпись на вашей стороне.
• Подтверждён — документ принят (подпись поставлена).
• Отклонён — документ отклонён.

Статус поддерживается в актуальном состоянии автоматически: отдельный фоновый процесс периодически перечитывает состояние ещё не подтверждённых документов у оператора и обновляет статус. Поэтому, даже если документ подписали или отклонили напрямую в кабинете оператора, через некоторое время статус в Numami подтянется сам.

Корректировочные документы (УКД): было → стало

Если поставщик после поставки уточняет количество или сумму, он присылает корректировочный документ (УКД) к уже выставленному УПД. Numami получает такие документы от оператора СБИС (Saby) и показывает их вместе с исходным УПД, а не отдельной строкой — так сразу видно, что и на сколько изменилось.

Отметка о корректировке появляется прямо в строке исходного УПД:

• Корр. (серая плашка) — к документу пришла корректировка.
• Корр. — подписать (оранжевая плашка) — по корректировке требуется ваше решение (подписание).
• Если корректировок несколько, к плашке добавляется счётчик, например Корр. ×2.

Рядом с плашкой — треугольник-раскрытие (▸ / ▾). Нажмите его, чтобы под строкой УПД раскрылись строки корректировок («Корр. 1 № … от …») с их статусом.

Чтобы увидеть, что именно изменилось, откройте документ: над содержимым карточки появятся вкладки «Оригинал», «Корр. 1», «Корр. 2» … Вкладка, по которой нужно принять решение, помечается значком ⚠. На вкладке корректировки показана таблица изменений со столбцами:

• Позиция;
• Кол-во (было → стало) — например, «10 → 8»;
• Сумма без НДС (было → стало);
• Δ — величина изменения (уменьшение показано красным, увеличение — зелёным).

Внизу — итоговая строка «Итог изменения: …». Если поставщик прислал корректировку только печатной формой (PDF) без формализованного файла, вместо таблицы будет надпись «Формализованный документ отсутствует — данные по позициям недоступны (вложение только PDF)».

Если по корректировке нужно ваше решение, на её вкладке доступны кнопки «Утвердить» и «Отклонить» — подпись ставится так же, как по обычному УПД (см. Приёмка и «Кто подписывает при отложенном подписании» выше).

Чтобы быстро найти все документы с корректировками, в строке фильтров есть фильтр «Корректировка» со значением «Присутствует корректировка».

Аннулирование документа

Иногда уже принятый (подписанный) документ нужно аннулировать — например, поставщик выставил его по ошибке. Аннулирование предлагает одна сторона, а вторая должна с ним согласиться или отказать; после обоюдного согласия документ считается аннулированным. Numami показывает такие запросы даже по уже подтверждённым документам, чтобы вы их не пропустили.

Состояние отражается плашкой статуса подписи:

• Запрошено аннулирование — по документу поступил запрос на аннулирование, требуется ваше решение.
• Аннулирован — аннулирование состоялось, документ больше не действует.

Пока по документу запрошено аннулирование, из меню строки (кнопка «…») или из футера карточки доступны два действия:

• Подтвердить аннулирование — вы соглашаетесь. Перед отправкой система покажет предупреждение о том, что будет выполнено юридически значимое подписание соглашения об аннулировании. После подтверждения появится уведомление «Аннулирование подтверждено — отправлено на подпись», а статус сменится на Аннулирован (после того как подпись будет поставлена).
• Отклонить аннулирование — вы отказываете. Появится уведомление «Отказ от аннулирования отправлен», документ остаётся действующим и возвращается в статус Подтверждён.

Оба статуса доступны и в фильтре по статусу подписи, чтобы отобрать документы с запрошенным или состоявшимся аннулированием.

Скачивание оригиналов

Из меню строки («…» → Скачать файл…) или из футера карточки (Скачать ▾) можно выгрузить документ в нужном формате. Откроется список форматов:

• Файл (XML) — исходный формализованный XML документа.
• Файл и подписи (sgn) — ZIP-архив с XML и файлами электронных подписей.
• DOCX — документ в формате Word.
• XLSX — документ в формате Excel.
• Со штампом подписи (PDF) — печатная форма PDF со штампом электронной подписи.

Набор доступных форматов зависит от типа документа: для формализованного УПД доступны все пять форматов; для прочих электронных документов доступен только PDF со штампом подписи. Форматы XML, sgn и PDF забираются у оператора ЭДО в момент скачивания (ссылки на них живут ограниченное время и не хранятся), а DOCX и XLSX формируются Numami из разобранных реквизитов. Если конкретный формат для документа недоступен, система покажет понятное сообщение об ошибке. Имя скачиваемого файла формируется автоматически в стиле «УПД <номер> от <дата>».

Связь с маркировкой

В карточке электронного документа Numami показывает связанную с ним маркировку. Эти блоки появляются только тогда, когда для документа есть соответствующие данные и у пользователя есть права на нужный модуль:

• Маркировка · Честный Знак — коды маркировки (КИЗ), извлечённые из самого документа: таблица «Наименование / GTIN / Кодов» и общий счётчик кодов. Рядом отображается реальный статус регистрации в ГИС МТ, который передаёт оператор ЭДО: Зарегистрирован в ГИС МТ, Ожидает регистрации или Ошибка ГИС МТ (с пояснением ошибки). Важно: статус ГИС МТ — это не то же самое, что подпись ЭДО; подписанный документ всё равно может не пройти регистрацию в ГИС МТ. Подробнее — в разделе Честный Знак.
• Маркировка · Меркурий — ветеринарные сопроводительные документы (ВСД), сопоставленные с этим УПД, со статусом и возможностью гашения. При наличии прав можно погасить ВСД по одному или сразу все (кнопка «Подтвердить все»). Подробнее — в разделе Меркурий.
• Маркировка · ЕГАИС — товарно-транспортные накладные ЕГАИС, сопоставленные с документом (только просмотр: номер, дата, поставщик, число позиций, статус «Подтверждён» / «Ожидает»). Подробнее — в разделе ЕГАИС.

Сопоставление документов с маркировкой выполняется системой автоматически на основе номеров и реквизитов; сами коды КИЗ в открытом виде не отображаются — показываются только количество кодов и разобранный из кода GTIN.

Видимость документов между подключениями

ЭДО-документы видны на уровне всей компании, а не привязаны к одному выбранному подключению 1С/iiko. Это удобно, когда у компании несколько подключений: входящие электронные документы от оператора ЭДО остаются доступными независимо от того, какое подключение сейчас выбрано, и доступны даже компаниям, у которых вообще нет подключения 1С/iiko (режим «только ЭДО»).

Доступ к таким документам разграничен правом «ЭДО — просмотр» (см. ниже), при этом по этому каналу видны только ЭДО-документы — обычные загруженные вручную файлы по нему не показываются.

Права доступа

• «ЭДО — просмотр» — просмотр электронных документов ЭДО (включая режим «только ЭДО» для компаний без подключения 1С/iiko), скачивание оригиналов, выполнение приёмки (подтверждение/отклонение). Право включает раздел Документы для ЭДО даже без подключения.
• «Загрузка документов» — даёт полноценную библиотеку с загрузкой файлов; ЭДО-документы видны в ней наравне с загруженными вручную.
• Блоки маркировки в карточке зависят от прав соответствующих модулей: «Меркурий — просмотр» (просмотр ВСД) и «Меркурий — управление» (гашение ВСД), «ЕГАИС — просмотр» или «ЕГАИС — управление» (просмотр ЕГАИС). Блок Честного Знака показывается всем, у кого есть доступ к ЭДО-документу — отдельного права он не требует.

Управление подключением к оператору ЭДО, организациями и реквизитами доступа выполняется отдельно (на уровне настройки интеграции); функция приёмки может быть включена или выключена администратором на стороне сервиса.

Ограничения

• Автоматически загружаются входящий УПД, счёт-фактура, договоры (в отдельном разделе Договоры) и корректировочные документы (УКД) от оператора СБИС (показываются вместе со своим исходным УПД — см. Корректировочные документы (УКД)). Счета на оплату и акты сверки пока не подтягиваются.
• Полный сценарий приёмки (подтверждение, отклонение и подписание) работает для СБИС (Saby) и ЭДО Лайт (ЦРПТ). Для Астрал пока доступен только автоматический приём входящих документов — приёмка и подписание подключаются постепенно.
• Обмен через ЭДО Лайт (ЦРПТ) возможен только с контрагентами, которые тоже используют ЭДО Лайт; документы от поставщиков на других операторах приходят по своим каналам (например, СБИС).
• Для электронных документов недоступны действия «Повторить обработку» и «Удалить» — вместо них доступны действия оператора «Подтвердить получение» и «Отклонить».
• Подпись ставит ваша сторона: для СБИС — плагин Saby (отложенная подпись, обычно в течение ~10 минут); для ЭДО Лайт (ЦРПТ) — ваше действующее подключение к Честному Знаку (тем же сертификатом, что и для маркировки). Numami не хранит ключей подписи и не подписывает за вас.
• Подтверждение и отклонение нельзя выполнить из автоматических сценариев — только вручную из интерфейса.

Часто задаваемые вопросы

Документ от оператора не появился — почему? Проверьте, что это входящий УПД, счёт-фактура или корректировочный документ (УКД) — договоры показываются в отдельном разделе Договоры, а корректировки от СБИС показываются вместе со своим исходным УПД; счета на оплату и акты сверки пока не загружаются. Убедитесь также, что документ попадает в окно опроса. Сборщик работает по расписанию, поэтому свежий документ может появиться с небольшой задержкой.

Нажал «Подтвердить получение», но статус всё ещё «На подтверждении». Это нормально: подпись ставит плагин СБИС (обычно до ~10 минут). После подписи статус автоматически сменится на «Подтверждён».

У меня СБИС/Saby — документы очень долго находятся в статусе «На подтверждении». Проверьте плагин СБИС (Saby) на компьютере подписанта: он должен быть запущен, в нём должен быть выполнен вход под сотрудником, который подписывает документы, а физический носитель электронной подписи — вставлен в этот компьютер. Если подписантов в организации несколько, убедитесь, что плагин активен и компьютер включён у каждого из них — оператор может выбрать для подписи любого из списка (см. выше «Кто подписывает при отложенном подписании»). Само подписание выполняется на стороне оператора ЭДО, а не в Numami: пока плагин активен, в нём выполнен вход под нужным сотрудником и носитель подписи физически вставлен, подписание обычно занимает не больше 30 минут.

Также проверьте саму подпись: даже если носитель физически вставлен, убедитесь, что сертификат подписи действителен, а его дата действия ещё не истекла — просроченным сертификатом подписать документ нельзя. Если проблема не решается, обратитесь в поддержку СБИС/Saby и сообщите: «Не работает отложенная подпись документов» — попросите их проверить и устранить проблему на своей стороне.

Подписал документ прямо в кабинете СБИС — обновится ли статус в Numami? Да. Фоновый процесс перечитывает состояние в СБИС и подтянет статус «Подтверждён» или «Отклонён» сам.

Почему у документа доступен только PDF, а не XML/DOCX/XLSX? Полный набор форматов доступен для формализованного УПД. Для прочих электронных документов доступен только PDF со штампом подписи.

Нужно ли отдельно подключать ЭДО Лайт (ЦРПТ)? Нет. Если у вас подключён Честный Знак, ЭДО Лайт работает через это же подключение — отдельные реквизиты, токен, регистрация и оплата не нужны. Входящие маркированные УПД от поставщиков, которые тоже используют ЭДО Лайт, появляются в разделе «Документы» автоматически; их можно тут же подтвердить или отклонить — титул покупателя формируется и подписывается через ваше подключение к Честному Знаку. Обмен идёт только с контрагентами, которые тоже подключены к ЭДО Лайт.