Документы

Что это и зачем

Раздел «Документы» — единый список всех первичных документов компании в одном месте. Сюда попадают документы, загруженные вами вручную (фото или файл), полученные по электронному документообороту (ЭДО), а также накладные на алкоголь, пришедшие только через ЕГАИС (без документа ЭДО). Кроме того, для каждого документа отдельно отмечается, был ли он уже создан в учётной системе (1С или iiko).

Для каждого документа система автоматически распознаёт тип (УПД, ТОРГ-12, чек), извлекает реквизиты (контрагент, организация, дата, сумма, номер), проверяет на дубликаты в учётной системе и, для электронных документов, показывает состояние подписи ЭДО и маркировки (Меркурий, ЕГАИС, Честный Знак). Из библиотеки документ можно открыть, посмотреть вложения, скачать и — для распознанных документов — отправить на создание в учётной системе.

Где находится и как открыть

Раздел доступен в боковом меню в группе «Действия» под названием Документы. Открыть его может пользователь, у которого есть право «Загрузка документов» либо право «ЭДО — просмотр».

Поведение раздела зависит от выбранного подключения (системы) в шапке и от прав:

• Если выбрано подключение 1С или iiko и у вас есть право «Загрузка документов» — открывается полноценная библиотека этого подключения со всеми действиями (загрузка, перемещение, создание в системе и т. д.).
• Если подключение не выбрано, либо подключение выбрано, но у вас нет права «Загрузка документов», а есть право «ЭДО — просмотр» — включается режим «только ЭДО»: список показывает исключительно документы из электронного документооборота, без загрузки и без действий над учётной системой (доступны только просмотр и скачивание).

Источники документов и как они туда попадают

В колонке «Источник» каждой строки показано, откуда документ появился в библиотеке:

• Фото — документ, который вы загрузили вручную через кнопку Загрузить. После загрузки файл проходит автоматическую обработку: классификация типа, распознавание и интеллектуальное извлечение данных через ИИ.
• ЭДО — входящий электронный документ, полученный по электронному документообороту. Такие документы поступают в библиотеку автоматически (интеграция периодически опрашивает оператора ЭДО) уже разобранными из XML — для них локальное распознавание не запускается.
• ЕГАИС — товарно-транспортная накладная (ТТН) на алкоголь, которая пришла только через ЕГАИС и по которой поставщик не прислал электронный документ по ЭДО. Раньше такие поставки были видны только в разделе ЕГАИС — теперь они появляются и в «Документах», чтобы все входящие поставки алкоголя были в одном списке и вы не пропустили те, что пришли только через ЕГАИС. Строки ЕГАИС имеют статус «Загружено».

Документы ЭДО и ЕГАИС — «глобальные» для всей компании: они видны во всех подключениях компании независимо от того, какое подключение выбрано (изоляция выполняется на уровне компании). Загруженные вручную документы привязаны к конкретному подключению.

Если по одной и той же поставке есть и ЕГАИС-ТТН, и документ ЭДО, в списке показывается только одна строка — документ ЭДО (со связанной с ним отметкой ЕГАИС), а не две. Если документ ЭДО придёт позже, отдельная строка ЕГАИС-ТТН автоматически уступит ему место — задвоения не возникает.

Загрузка документов

Добавить документы вручную можно двумя способами — в правом верхнем углу есть две кнопки загрузки. Обе принимают изображения (JPEG, PNG, WebP, HEIC/HEIF, TIFF, BMP, GIF), PDF, а также DOCX/XLSX/XLS.

• Загрузить (по одному) — каждый выбранный файл становится отдельным документом. Выберите один или несколько файлов: система создаст по документу на каждый файл и сразу отправит их на распознавание. Это основной способ, когда вы загружаете сразу пачку разных документов.
• Как один документ — все выбранные файлы объединяются в один документ, а каждый файл становится его страницей. Порядок страниц — тот, в котором вы выбрали файлы. Перед загрузкой откроется окно «Загрузить как один документ» со списком страниц по порядку — проверьте порядок и подтвердите. В один документ можно объединить до 10 страниц; если выбрать больше, загрузятся первые 10 (появится предупреждение). Способ нужен для многостраничного документа, отснятого или отсканированного постранично (например, УПД на несколько листов).

Как проходит загрузка:

1. Пока идёт загрузка пакета, список накрывается оверлеем со статусом «Загрузка...».
2. По завершении загрузки строки появляются в списке в статусе «Распознавание», а после распознавания переходят в «Готов» и заполняются тип, контрагент, дата и сумма.

Список, сортировка и постраничная загрузка

Документы выводятся таблицей. Рядом с заголовком «Документы» показывается общее число документов, удовлетворяющих текущим фильтрам (полный счётчик с сервера, а не число загруженных на экран строк).

• Сортировка — по умолчанию по дате самого документа (новые сверху): используется подтверждённая дата, при её отсутствии — распознанная дата, а если дата ещё неизвестна (документ в обработке или с ошибкой) — дата поступления. Кнопкой Сортировать справа в строке фильтров порядок можно изменить: сортировать по дате документа или по дате получения (когда документ поступил в систему), каждую — по убыванию или по возрастанию. Сортировка по дате получения помогает найти недавно поступивший документ, даже если у него старая дата, — например, когда поставщик прислал документ повторно и он пришёл сегодня, но датирован более ранним числом. Документы упорядочены по выбранной дате, а не по времени последнего изменения; для стабильной постраничной выдачи добавлены тай-брейкеры (время создания и идентификатор документа). Выбранная сортировка сохраняется вместе с фильтрами.
• Постраничная загрузка (бесконечная прокрутка) — список подгружается порциями по 100 строк. При прокрутке вниз следующая страница загружается автоматически; внизу появляется индикатор «Загрузка…», а по достижении конца — «Показаны все N».
• Автообновление — пока в списке есть документы в обработке, первая страница обновляется в фоне каждые 5 секунд; в спокойном состоянии — раз в 60 секунд. Фоновое обновление не трогает список, если вы уже прокрутили дальше первой страницы (чтобы не «сдёрнуть» прокрученный вид). Рядом есть кнопка Обновить для ручного обновления.

Все фильтры и пагинация выполняются на сервере (SQL), поэтому счётчик и подгрузка остаются корректными даже на больших объёмах.

Фильтры

Под заголовком «Документы» расположена строка фильтров. Каждый выпадающий фильтр — множественный выбор: значения внутри одного фильтра объединяются по «или», а разные фильтры — по «и».

• Все статусы — этап обработки и отметки документа: «Распознавание», «Распознано» (в колонке «Статус» тот же этап показывается как «Готов» — см. ниже), «Ошибка», «Создан в системе», «Обработано вручную». Документы с отметкой «Обработано вручную» по умолчанию скрыты из списка, чтобы не создавать визуальный шум; чтобы показать их, выберите значение «Обработано вручную». Документы «Создан в системе» из списка не скрываются.
• Подпись ЭДО — состояние подписи электронного документа: «Не подтверждён», «На подтверждении», «Подтверждён», «Отклонён».
• Дубликат — «Возможный дубликат» или «Дубликат».
• Все типы — «УПД», «ТОРГ-12», «Чек», «Неизвестно».
• Все источники — источник поступления (например «ЭДО», «Фото»). Список значений приходит с сервера.
• Оператор ЭДО — оператор, через которого получен электронный документ («СБИС», «Астрал», «ЦРПТ» — ЭДО Лайт от Честного Знака). Относится только к документам ЭДО.
• Все организации — ваша организация-получатель (с поиском по списку).
• Все контрагенты — поставщик (с поиском по списку).
• Дата док. — диапазон по дате самого документа (поля «с» и «по»); кнопка ✕ сбрасывает период.
• Получено — диапазон по дате получения, то есть по дате поступления документа в систему (поля «с» и «по»); кнопка ✕ сбрасывает диапазон. Фильтр не зависит от «Дата док.»: он отбирает документы по дате прихода, а не по дате самого документа — удобно, чтобы найти всё, что поступило за сегодня, даже если сами документы датированы более ранним числом.
• Поиск... — текстовый поиск по наименованию контрагента, ИНН контрагента, организации и дате документа, а также по наименованиям товаров и позиций внутри самого документа.

Списки организаций, контрагентов и источников формируются на сервере по всему набору документов в области видимости, а не только по загруженным на экран строкам — поэтому варианты не исчезают по мере прокрутки. Документы со статусом «Загрузка...» (ещё не подтверждённая загрузка) в список не попадают.

Сохранённые фильтры

Настроенную комбинацию фильтров можно сохранить, чтобы не выставлять её каждый раз заново. Справа в строке фильтров есть кнопка Фильтры — она открывает окно «Сохранённые фильтры» по центру экрана.

• Сохранить текущий — введите название в поле «Название фильтра» и нажмите Сохранить; текущий набор фильтров сохранится как отдельный фильтр. Если точно такой же набор уже сохранён, повторно сохранить его нельзя — система подскажет, под каким названием он уже есть.
• Применить — клик по названию фильтра применяет его к списку и закрывает окно.
• По умолчанию — отметьте фильтр звёздочкой ★, чтобы он применялся автоматически при открытии раздела. Фильтр по умолчанию имеет приоритет над последней использованной комбинацией: даже если в прошлый раз вы меняли фильтры вручную, при следующем открытии раздела применится именно он. Если фильтр по умолчанию не задан, восстанавливается последняя использованная комбинация. Звёздочка — переключатель на один фильтр: отметив другой, вы снимаете отметку с предыдущего. Такой фильтр помечается плашкой «По умолчанию».
• Текущий выбор — фильтр, совпадающий с текущей комбинацией на экране, помечается плашкой «Текущий выбор», чтобы было видно, какой фильтр сейчас активен.
• Удалить — крестик ✕ убирает сохранённый фильтр.

Сохранённые фильтры хранятся в браузере и привязаны к выбранному подключению.

Переключение области (1С / iiko)

В режиме с подключением над таблицей справа есть переключатель области:

• Текущая система — документы только выбранного подключения.
• Все системы — документы по всем подключениям компании, к которым у вас есть доступ. В этом режиме добавляется колонка «Система», показывающая, к какому подключению относится документ.

Документы ЭДО видны в обоих режимах (они общие для компании). В режиме «только ЭДО» переключатель области не показывается — список и так глобальный.

Колонки таблицы

• Тип — распознанный тип документа (УПД / ТОРГ-12 / Чек / «—», если ещё не определён).
• Источник — откуда документ поступил (ЭДО / Фото / ЕГАИС).
• Оператор — для электронных документов показывает, через какого оператора ЭДО пришёл документ (например СБИС, Астрал или ЦРПТ — ЭДО Лайт от Честного Знака). У загруженных вручную документов колонка пустая; на узких экранах она скрывается.
• Контрагент — поставщик; ✓ зелёная галочка означает, что контрагент сопоставлен со справочником учётной системы.
• Организация, Дата, Сумма — реквизиты документа (на узких экранах часть колонок скрывается).
• Статус — единый индикатор состояния (см. ниже).
• Маркировка — иконки состояния по системам маркировки (см. ниже); колонка показывается только если у компании есть Меркурий, ЕГАИС или ЭДО.
• Система — отображается только в режиме «Все системы».

Пока документ в обработке, на месте реквизитов (контрагент, организация, дата, сумма) показывается крутящийся индикатор — реквизиты появляются после распознавания. Колонки «Тип» и «Статус» при этом видны сразу.

Столбец «Статус»

Колонка «Статус» — единый индикатор, который приоритетно показывает:

1. «Ошибка» — если обработка завершилась ошибкой (приоритет над всем остальным; ошибочный ЭДО-документ не выдаёт себя за «Не подтверждён»).
2. «Распознавание ●» — пока документ ещё распознаётся.
3. Подпись ЭДО — для электронных документов вместо этапа обработки показывается состояние подписи: «Не подтверждён» (мягкий янтарный), «На подтверждении» (синий), «Подтверждён» (зелёный), «Отклонён» (красный).
4. «Готов» — для остальных распознанных документов. Состояние «Создан в системе» в самой плашке показывается как «Готов»; факт создания передаёт отдельная зелёная галочка.

Рядом со статусом могут появляться значки состояния:

• Зелёная галочка «Создан в системе» — документ уже создан в 1С или iiko (для ЭДО-документа галочка может стоять рядом с плашкой «Подтверждён»).
• Синяя плашка «Обработано вручную» — документ отмечен как обработанный вручную (см. действие «Обработано» ниже). Если документ уже создан в системе, вместо плашки показывается зелёная галочка «Создан в системе» — создание имеет приоритет.
• / Предупреждающий треугольник «Дубликат» / «Возможный дубликат» — красный для точного дубликата, янтарный для возможного. При наведении показываются детали найденного похожего документа (номер, контрагент, дата, сумма).

Столбец «Маркировка»

Для документов ЭДО показывается ряд иконок по системам маркировки. Цвет иконки передаёт состояние (серый — нет данных или неприменимо, оранжевый — связано, но не подтверждено, зелёный — подтверждено или зарегистрировано, красный — ошибка). При наведении выводится поясняющая подсказка.

• Меркурий (иконка головы коровы) — связанные ветеринарные документы (ВСД): сколько найдено и сколько требует подтверждения (гашения).
• ЕГАИС (иконка бокала) — связанные ТТН: сколько найдено и подтверждены ли они.
• Честный Знак (иконка DataMatrix) — коды маркировки в документе и реальный статус регистрации в ГИС МТ: «зарегистрирован» (зелёный), «ошибка регистрации» (красный) или «ожидает» (оранжевый). Статус берётся от ГИС МТ, а не от подписи ЭДО — подписанный документ может всё равно не пройти регистрацию.

Подробнее по каждой системе — в разделах Меркурий, ЕГАИС и Честный Знак.

Карточка документа (детали)

Клик по строке (или пункт Предпросмотр в меню действий) открывает карточку документа — модальное окно по центру экрана. Закрыть его можно клавишей Esc, × крестиком или кликом по затемнённому фону. В карточке:

• Заголовок — тип и номер документа, дата и организация, бейджи статуса, дубликата и подписи ЭДО; в заголовке доступна кнопка Обработано (отметить документ обработанным вручную), а для готового несозданного документа — рядом кнопка Создать в системе.
• Вложения — горизонтальная лента файлов документа. У формализованного документа может быть несколько вложений (например XML и печатная форма PDF). Клик по миниатюре выбирает файл; для не-XML открывается просмотр.
• Стороны — карточки «Поставщик» и «Покупатель» с наименованием, ИНН и КПП.
• Реквизиты — номер, дата, дата получения (когда документ поступил в систему), тип, сумма, для ЭДО — состояние подписи. «Дата получения» показывается рядом с «Датой» и помогает отличить дату самого документа от даты его прихода — например, у повторно присланного документа они различаются.
• Позиции — таблица строк документа (наименование, количество, единица, цена, НДС, сумма) с итогами «Без НДС / НДС / С НДС». Если позиций нет, показывается блок «Извлечённые данные» с ключевыми реквизитами.
• Маркировка — для ЭДО-документов отдельные таблицы по Меркурию, ЕГАИС и Честному Знаку (включая GTIN и число кодов маркировки).
• Создан в системе — если документ уже создан, перечисляются учётные системы и номера созданных документов.
• Комментарий — свободный текст; сохраняется по уходу фокуса или по сочетанию Cmd/Ctrl+Enter, отмена — Esc.

Если при обработке была ошибка, вверху прокручиваемой части карточки показывается её описание; при найденном дубликате — выделенный блок с деталями совпавшего документа (включая отметку, проведён ли он в 1С, и по чему совпал поставщик).

Предпросмотр и скачивание

Предпросмотр. Из ленты вложений по кнопке Открыть просмотр файл (PDF или изображение) открывается в полноэкранном просмотрщике. XML-вложение в просмотрщике не отображается — для него доступна ссылка Скачать XML. Файлы подтягиваются напрямую из облачного хранилища по короткоживущей (10 минут) защищённой ссылке.

Скачивание (для документов ЭДО). Для электронных документов доступна кнопка Скачать (в карточке) или пункт Скачать файл… в меню строки — открывается выбор формата. Набор форматов зависит от документа:

• Для любого ЭДО-документа — Со штампом подписи (PDF) (печатная форма).
• Для формализованного УПД — дополнительно Файл (XML), Файл и подписи (sgn), DOCX и XLSX.

Эти форматы повторяют меню «Скачать» в веб-кабинете СБИС. Имя сохраняемого файла приходит с сервера в стиле СБИС.

Действия над документом

Действия доступны из меню «⋮» в конце строки и частично продублированы в карточке. Состав зависит от типа документа и режима.

Общие:

• Предпросмотр — открыть карточку документа.

Для загруженных вручную документов (не ЭДО):

• Повторить обработку — заново распознать документ (доступно для готовых, ошибочных и уже созданных строк; недоступно, пока документ в обработке).
• Изменить тип — принудительно задать тип (УПД / ТОРГ-12 / Чек); документ переобрабатывается заново с новым типом (распознавание и извлечение данных запускаются заново).
• Переместить — перенести документ в другое подключение компании. Если документ уже создан в другом подключении, появляется предупреждение «Перемещение сохранит эту связь», и связь с созданным документом сохраняется при перемещении.
• Создать в системе — для готового документа открывает соответствующую страницу загрузки (УПД / накладная / чек для 1С, единая страница входящей накладной для iiko), уже заполненную распознанными данными, чтобы создать документ в учётной системе. Доступно, только если документ ещё не создан ни в одной системе и его тип распознан. Для строки ЕГАИС действие открывает ту же страницу входящей накладной iiko, уже заполненную данными из ЕГАИС: номер, дата, поставщик, позиции, цены и количества подставляются автоматически, а для алкоголя пересчёт «штуки → литры» считается по ёмкости бутылки — вручную ничего пересчитывать не нужно.
• Обработано — отметить документ как обработанный вручную (повторный выбор снимает отметку). Пригодится, если документ вы провели вне системы (например, занесли в акт услуг) и хотите убрать его из рабочего списка. Отметка видна в списке плашкой «Обработано вручную» и доступна для фильтра «Статусы». Документы, созданные в системе, помечаются обработанными автоматически.
• Удалить — убрать документ из библиотеки (с подтверждением).

Для документов ЭДО (СБИС):

• Подтвердить получение (ЭДО) — формирует и отправляет на подпись титул покупателя. Это юридически значимое действие, поэтому требует подтверждения; подпись формируется плагином СБИС в течение примерно 10 минут — до этого статус «На подтверждении». Действие доступно только в состоянии «Не подтверждён».
• Отклонить (ЭДО)… — отказ с обязательным комментарием (СБИС требует указать причину).
• Скачать файл… — скачать документ в одном из доступных форматов.

Подтверждение маркировки из библиотеки

Если у пользователя есть право подтверждать ВСД Меркурия («Меркурий — управление») и у документа есть непогашенные ВСД, в меню строки появляется пункт Подтвердить маркировку (N), который открывает карточку с таблицей ВСД. Там доступны кнопки Подтвердить (для одного ВСД) и Подтвердить все (N) (пакетное гашение). Это юридически значимое подтверждение фактической приёмки товара — система запросит дополнительное подтверждение действия. ЕГАИС-ТТН в карточке показываются в режиме просмотра.

Договоры (ЭДО)

Если у пользователя есть право «ЭДО — просмотр», рядом с заголовком «Документы» показывается ссылка «Договоры» со счётчиком. Она ведёт в отдельный раздел входящих договоров, полученных через оператора ЭДО: их можно просматривать, подписывать и скачивать. Договоры не смешиваются с общим списком документов и не влияют на его счётчики. Подробнее — в разделе Договоры.

Права доступа

• «Загрузка документов» — основное право для работы с библиотекой подключения: просмотр списка, загрузка, повтор обработки, смена типа, перемещение, удаление и «Создать в системе». В текущей версии это же право используется и для чтения, и для записи библиотеки.
• «ЭДО — просмотр» — даёт доступ к документам ЭДО без подключения (режим «только ЭДО»): просмотр и скачивание электронных документов, в том числе для компаний, у которых есть только ЭДО, без 1С/iiko.

Действия маркировки и подтверждения ЭДО дополнительно гейтятся правами соответствующих систем (например «Меркурий — управление» для гашения ВСД, «Меркурий — просмотр»/«ЕГАИС — просмотр» для просмотра связанных ВСД/ТТН). Доступ к чужим подключениям при перемещении и в режиме «Все системы» ограничен подключениями вашей компании.

Часто задаваемые вопросы

• Документ висит в «Распознавании». Подождите — распознавание работает в фоне, список сам обновится (каждые 5 секунд, пока есть обрабатываемые строки). Если документ ушёл в «Ошибку», откройте карточку, чтобы увидеть причину, и используйте «Повторить обработку».
• Не вижу кнопку «Загрузить». Вероятно, открыт режим «только ЭДО» (нет выбранного подключения либо нет права «Загрузка документов») — в нём загрузка недоступна.
• «Создать в системе» неактивна. Действие доступно только для документов в статусе «Готов», которые ещё не созданы ни в одной системе и тип которых распознан.
• Тип определён неверно. Используйте «Изменить тип» — документ будет переобработан с заданным типом.
• Помечен дубликат, хотя документа нет. Проверка ищет похожий документ в учётной системе по контрагенту (ИНН), дате (тот же день) и сумме (±5%). Детали совпадения видны при наведении на значок и в карточке документа.