Продажи

Вкладка отображает данные о реализованной алкогольной продукции, автоматически извлечённые из вашей учётной системы. Платформа анализирует продажи по заведению и формирует сводку по каждой позиции алкоголя: наименование, алкокод, количество реализованных единиц, объём.

Эти данные используются платформой для автоматического формирования документов ЕГАИС: система сопоставляет проданный алкоголь с остатками и создаёт корректные акты и чеки без ручного ввода. Вы можете просматривать данные о продажах, искать позиции по названию, а также отслеживать, какие операции уже обработаны.

Два режима списания продаж: ручной и автоматический

Платформа может по-разному распоряжаться сформированными по продажам документами. Режим настраивается для каждого магазина.

• Автоматический режим. Платформа не только формирует документы по продажам, но и сама отправляет их в ЕГАИС по расписанию — без участия сотрудника. Это основной рабочий режим: продали алкоголь — списание уходит в ЕГАИС автоматически. Все отправленные документы видны на вкладке «Акты» с их статусами.
• Ручной режим. Платформа формирует документы по продажам, но сохраняет их как черновики. Ответственный сотрудник просматривает предложенные списания и подтверждает отправку в ЕГАИС вручную. Удобно на этапе запуска, когда вы хотите контролировать каждое списание перед отправкой.

Как платформа сопоставляет продажи с ЕГАИС

Чтобы правильно списать алкоголь, платформе нужно понимать, какому продукту ЕГАИС соответствует каждая проданная позиция из учётной системы. Это сопоставление (маппинг) платформа выстраивает автоматически — на основе входящих документов: электронных накладных (ЭДО) и товарно-транспортных накладных ЕГАИС (ТТН). Когда вы принимаете поставку, платформа запоминает, какой товар в вашей учётной системе соответствует какому алкоголю в ЕГАИС.

При обработке продажи платформа определяет тип каждой позиции:

• Готовый алкоголь (бутылка, банка, разливное пиво) — списывается напрямую по сопоставленному продукту ЕГАИС.
• Коктейли и блюда с алкоголем — платформа обращается к технологической карте позиции в вашей учётной системе, «раскладывает» её на ингредиенты и списывает именно тот алкоголь и в том объёме, которые заложены в рецепт. Тех.карта читается вживую при каждой продаже, поэтому изменения в рецептуре учитываются сразу.
• Не удалось сопоставить — если позиция похожа на алкоголь, но платформа не смогла связать её с продуктом ЕГАИС или тех.картой, списание не выполняется, а позиция попадает в аудит «Слепые зоны» для проверки (см. соответствующую вкладку).

Продажа или приготовление — как формируется документ

От того, как именно был реализован алкоголь, зависит, какой документ уходит в ЕГАИС и с каким основанием:

• Прямая продажа — бутылку или порцию (налив) продали гостю как есть. Такая реализация оформляется чеком ЕГАИС — тем же документом, которым розничная продажа алкоголя фиксируется на кассе.
• Продажа в составе коктейля или блюда — алкоголь пошёл ингредиентом в приготовленный напиток или блюдо. Тогда формируется акт списания с основанием «Приготовление»: с точки зрения ЕГАИС алкоголь не продан бутылкой, а израсходован на приготовление продукции.
• Заказ без оплаты — заказ закрыли на кассе с типом оплаты «без оплаты» (например, служебное питание или угощение за счёт заведения). Кассовый чек при этом не пробивается, но алкоголь всё равно списывается из ЕГАИС. Подробнее — в разделе «Заказы без оплаты» ниже.

Всё это платформа определяет самостоятельно на основе продаж и тех.карт — вручную выбирать тип документа или основание не требуется.

Когда списание уходит в ЕГАИС: статус «В обработке» и подтверждение остатка

Между продажей и отправкой документа в ЕГАИС позиция какое-то время отображается со статусом «В обработке»: продажа уже зафиксирована, но акт или чек ещё формируется. Для большинства продаж это занимает считанные минуты. А для маркируемого крепкого алкоголя, который списывается из вскрытой бутылки (коктейли и порционный налив), платформа делает дополнительный шаг ради безопасности списания.

Подтверждение остатка по марке. Прежде чем сформировать акт «Приготовление» на вскрытую бутылку, платформа запрашивает у ЕГАИС актуальный остаток именно по этой марке — сколько в бутылке ещё числится. Это защищает от заведомо ошибочного списания: без такой проверки система могла бы попытаться списать больше, чем осталось по данным ЕГАИС, и получить отказ. Запросы по бутылкам, ожидающим списания, обрабатываются в первую очередь — вперёд обычной фоновой сверки остатков.

Гарантия автоматического списания. Даже если подтверждение остатка от ЕГАИС задерживается, платформа не оставит продажу несписанной: списание по вскрытой бутылке уходит в ЕГАИС автоматически не позднее чем через 3 часа с момента вскрытия бутылки. Раньше — как только придёт подтверждение остатка; но в любом случае не дольше трёх часов, независимо от загрузки очереди запросов к ЕГАИС. Ничего не теряется: до отправки позиция просто числится со статусом «В обработке», а затем автоматически переходит в сформированный акт.

Заказы без оплаты

Иногда заказ закрывают на кассе с типом оплаты «без оплаты» — то есть без фактического расчёта с гостем: служебное питание, угощение за счёт заведения, представительские расходы, дегустация, порча или бой. По такому заказу кассовый чек не пробивается — а значит, нет и чека ЕГАИС, которым оформляется обычная продажа.

При этом алкоголь фактически покинул склад. Если бы такие заказы никак не обрабатывались, остатки в ЕГАИС постепенно расходились бы с реальными: по документам продукция ещё «на складе», а физически её уже нет — и при сверке или проверке это выглядит как недостача.

Платформа распознаёт заказы без оплаты автоматически (по данным учётной системы) и всё равно списывает по ним алкоголь из ЕГАИС — вручную ничего делать не нужно. Меняется только основание списания, и оно зависит от вида алкоголя:

• Пиво и другой алкоголь без марок — акт списания с основанием «Иные цели». Для сравнения: то же пиво, проданное с оплатой, списывается с основанием «Реализация».
• Крепкий алкоголь, который списывается по маркам — акт списания с основанием «Приготовление», как и для коктейлей.