ЕГАИС

Модуль ЕГАИС — рабочее место для всех операций с алкоголем: приёмка входящих накладных (ТТН), просмотр остатков, списание, вскрытие бутылок и инвентаризация. Платформа берёт техническую сторону работы с ЕГАИС на себя — документы формируются и отправляются автоматически через установленный у вас агент УТМ (программу, которая соединяется с Универсальным транспортным модулем ЕГАИС).

Вам не нужно разбираться в форматах обмена с ЕГАИС. Вы выбираете магазин и нажимаете кнопки в интерфейсе («Подтвердить получение», «Создать акт списания», «Завершить инвентаризацию»), а платформа формирует нужный документ, отправляет его и отслеживает статус ответа.

Модуль находится в боковом меню в группе Маркировка, пункт ЕГАИС (иконка бокала ).

Выбор магазина и общий поиск

ЕГАИС-операции всегда привязаны к конкретному магазину, который идентифицируется кодом ФСРАР. Сверху на странице расположен переключатель магазина. Если у компании только один магазин, он выбирается автоматически.

Если магазины ещё не настроены или интеграция с ЕГАИС не подключена, модуль покажет соответствующее сообщение — без активной лицензии и зарегистрированного магазина работа невозможна.

Под панелью вкладок — на вкладках ТТН и Остатки — есть единое поле поиска и кнопка камеры для сканирования акцизных марок:

• Текст (номер ТТН, поставщик, название продукции, производитель, ИНН, алкокод) фильтрует список на текущей вкладке.
• Если введённое или отсканированное значение является акцизной маркой, система выполняет поиск по марке: находит ТТН, в которой эта бутылка пришла, и открывает её карточку с подсветкой нужной строки.
• Если вы сканируете марку, находясь на вкладке Остатки, и бутылка уже в остатках — откроется карточка партии этого товара. Если бутылка ещё не в остатках, система спросит, перейти ли к соответствующей ТТН. Если марка найдена в нескольких ТТН (возврат или повторная поставка) — предложит выбрать накладную в списке.

Вкладки модуля

В рабочем окне ЕГАИС доступны следующие вкладки — каждой посвящён отдельный раздел:

• Слепые зоны — ежедневный автоматический аудит позиций меню: платформа выявляет блюда и напитки, которые содержат признаки алкоголя, но не привязаны к учёту ЕГАИС.
• ТТН — входящие товарно-транспортные накладные: приёмка, подтверждение, отказ, повторный запрос из ЕГАИС.
• Остатки — текущие остатки в ЕГАИС по складу и торговому залу, просмотр партий, запрос актуальных данных.
• Акт списания — ручное списание алкогольной продукции: крепкий алкоголь по маркам, пиво по объёму или количеству.
• Вскрытие — отметка бутылки как вскрытой в учёте платформы.
• Инвентаризация — три сценария сверки: полная инвентаризация по всему магазину, инвентаризация по отдельным позициям и сверка розлива по вскрытым бутылкам.
• Непривязанные — алкокоды на остатке ЕГАИС, ещё не сопоставленные с товаром iiko.
• Акты — история сформированных актов списания и постановки на баланс со статусами и деталями ответа ЕГАИС.
• Продажи — сводка по реализованному алкоголю, извлечённая из вашей учётной системы.
• Кеги — кеговый алкоголь на кранах и остатках со стороны ЕГАИС; появляется только при одновременно активных модулях ЕГАИС и Честный Знак.

В заголовках вкладок ТТН, Остатки и Непривязанные показывается счётчик: число накладных, число позиций и число непривязанных алкокодов соответственно.

Интеграция с учётными системами

Платформа интегрируется с вашими учётными системами — будь то ресторанная система, ERP или другое ПО для управления заведением. Благодаря этой интеграции платформа способна автоматически извлекать данные о продажах из учётной системы и на их основе корректировать алкогольную продукцию в ЕГАИС. Вам не нужно вручную сопоставлять продажи и списания — платформа делает это автоматически, формируя корректные акты и поддерживая актуальность остатков.

Настройки ЕГАИС

Раздел настроек открывается иконкой шестерёнки в правом верхнем углу модуля и содержит пять вкладок. Четыре из них — «Заведения», «Номенклатура», «Коктейли» и «Слепые зоны» — управляют сопоставлением с учётной системой и появляются только при подключённом iiko; пятая, «Списание», доступна всегда и подробно описана ниже, в разделе «Черновики».

Заведения

Свяжите подразделения iiko с магазинами ЕГАИС (по коду ФСРАР): продажи из привязанного подразделения будут списываться по соответствующему магазину. В таблице — подразделение iiko, подключение, магазин ЕГАИС (выбирается сразу в строке выпадающим списком, без отдельного сохранения) и отметка «Активна» — привязку можно временно отключить без удаления. Цветная точка рядом с выбором магазина показывает состояние агента УТМ для этого магазина.

Номенклатура

Слева — каталог iiko (фильтры по группе и типу позиции, поиск по названию или коду; уже сопоставленные позиции отмечены галочкой). Справа — поиск по алкогольной продукции ЕГАИС (по названию или алкокоду). Выберите товар слева и алкокод справа, затем нажмите «Сопоставить» — привязка применяется сразу, без отдельного сохранения.

Для блюд и заготовок, которые продаются напрямую порцией (например, «бокал вина» как самостоятельная позиция, а не коктейль), дополнительно доступна рецептура: укажите алкокод и объём порции в миллилитрах — так платформа будет знать, сколько алкоголя списывать за одну продажу такой позиции. Это отдельный механизм от разбора тех.карты коктейлей (см. «Коктейли» ниже): используется именно для прямых порционных продаж, а не для приготовленных напитков и блюд.

Ниже — список всех текущих сопоставлений с возможностью удаления.

Коктейли

Отметьте позиции iiko, которые являются коктейлями. При продаже отмеченной позиции платформа автоматически разбирает её тех.карту на ингредиенты напрямую из iiko (без ручной настройки состава) и списывает содержащийся в них алкоголь с основанием «Приготовление». Неотмеченные позиции считаются прямой продажей (наливом) и фиксируются чеком ЕГАИС.

Список поддерживает те же фильтры и поиск, что и вкладка «Номенклатура»; отметка сохраняется сразу по клику на чекбокс.

Слепые зоны (настройка проверки)

Здесь настраивается не сам список слепых зон (он на одноимённой вкладке модуля), а расписание ежедневной проверки: включите или выключите автоматический аудит и укажите время запуска в вашем часовом поясе. Проверка выполняется не чаще раза в сутки независимо от выбранного времени — настройка времени влияет только на момент запуска, не на частоту. Ниже показывается время последней выполненной проверки.

Черновики — проверка перед отправкой в ЕГАИС

Черновик — это подготовленный, но ещё не отправленный в ЕГАИС документ (акт списания, чек, результат приёмки или инвентаризации). Платформа формирует его автоматически или по действию сотрудника, но придерживает — пока ответственный сотрудник не проверит и не подтвердит отправку в веб-интерфейсе. Это защитный шаг: любой документ, ушедший в ЕГАИС, юридически значим и его нельзя просто удалить, поэтому черновики позволяют перехватить ошибку до отправки.

Зачем это нужно

• Контроль на этапе запуска. Пока вы настраиваете сопоставление номенклатуры и коктейлей, черновики позволяют убедиться, что списания формируются правильно, прежде чем доверить отправку автоматике.
• Разделение ролей. Линейный сотрудник сканирует и считает с телефона в зале, а решение об отправке в ЕГАИС принимает ответственный сотрудник за компьютером.
• Защита от ошибок мобильного ввода. Пересчёт, ошибочно отсканированная марка или лишняя позиция видны на проверке и не попадают в государственную систему.

Где включается

Все режимы настраиваются для каждого магазина отдельно в разделе Настройки ЕГАИС (иконка шестерёнки в правом верхнем углу модуля) → вкладка «Списание». Придерживать документы можно на трёх участках работы — каждый включается своим переключателем:

• Продажи (режим формирования актов). Переключатель «Ручной» вместо «Авто»: акты и чеки, сформированные по продажам, сохраняются черновиками и не уходят в ЕГАИС автоматически. Отправку подтверждает сотрудник на вкладке «Акты». (В режиме «Авто» документы отправляются сразу без подтверждения. Подробнее — в разделе про вкладку «Продажи».)
• Ручные операции. Переключатель «Через черновики» вместо «Сразу в ЕГАИС»: инвентаризация и ручные акты списания, выполненные с мобильного приложения, попадают на проверку во вкладку «Инвентаризация → Черновики». Операции, выполненные из веб-приложения, отправляются сразу.
• Приёмка ТТН. Переключатель «Через подтверждение» вместо «Сразу в ЕГАИС»: после сканирования накладной с телефона она получает статус «Отсканировано», а итог приёмки уходит в ЕГАИС только после подтверждения в карточке ТТН в вебе. Приёмка из веб-приложения отправляется сразу.

Как работать с черновиками

Придержанные документы собраны в отдельных местах в зависимости от типа:

• Черновики актов и чеков по продажам и ручным списаниям — на вкладке «Акты» (со статусом черновика и, при создании с телефона, иконкой в виде телефона).
• Результаты инвентаризации и розлива — на вкладке «Инвентаризация → Черновики»; рядом с названием вкладки показывается счётчик ожидающих проверки записей.
• Приёмка — в карточке ТТН со статусом «Отсканировано».

Ответственный сотрудник открывает запись, проверяет её и либо подтверждает отправку в ЕГАИС, либо отклоняет (удаляет черновик). Приёмку из-за ограниченного срока не стоит откладывать: пока акт не отправлен, поставщик может отозвать накладную.

Срок отправки чеков продажи — 24 часа (важно для ручного режима)

Прямые продажи крепкого алкоголя (бутылка или порция-налив, проданные гостю как есть) оформляются чеком ЕГАИС. У такого чека жёсткое ограничение: ЕГАИС принимает его только в течение 24 часов с момента продажи — система сверяет время чека со своим и отклоняет расхождение больше суток. Перенести дату на более позднюю нельзя: дата уже зафиксирована в кассовом чеке и отчитана в ОФД.

Поэтому в ручном режиме черновики чеков по продаже крепкого алкоголя нужно подтверждать в тот же день. Если не отправить такой черновик вовремя, платформа не даст отправить просроченный чек: при попытке подтверждения он будет помечен как отклонённый с пояснением «Чек старше 24 часов — окно фиксации УТМ истекло; не отправлен». В автоматическом режиме чеки уходят сразу и под это ограничение обычно не попадают.

Если ни один из режимов не включён, платформа работает напрямую — документы формируются и отправляются в ЕГАИС сразу, без промежуточного шага проверки.

Права доступа

Доступ к модулю и его функциям разграничён между сотрудниками. Уровень доступа назначается администратором компании в разделе Пользователи.

• Просмотр — базовый уровень: просмотр списка ТТН и карточек накладных, остатков, партий, актов и истории операций. Предоставляется автоматически при наличии активной лицензии ЕГАИС для магазина.
• Управление данными — расширенный уровень: запрос остатков из ЕГАИС, создание актов списания, проведение инвентаризации, вскрытие бутылок. Назначается администратором компании.
• Приёмка — право работать с входящими накладными: начинать сессию приёмки, сканировать и подтверждать марки, отправлять вердикт (подтвердить / принять с расхождениями / отказать). Без этого права карточка ТТН доступна только для просмотра.

Первому сотруднику компании, как правило, выдаётся полный набор прав.

Часто задаваемые вопросы

• Откуда берутся данные ЕГАИС? Их доставляет агент УТМ, установленный у вас и подключённый к платформе. Входящие документы (ТТН, ответы ЕГАИС) поступают автоматически — запрашивать их вручную не требуется.
• Как понять, на каком порту находится УТМ? По умолчанию УТМ работает на порту 8080 — домашняя страница открывается по адресу http://localhost:8080/app (проще всего открыть её через значок УТМ-агента в области уведомлений Windows). Если порт был изменён (например, IT-специалистами компании или из-за нескольких запущенных УТМ на одном компьютере), точное значение указано в файле пользовательских настроек УТМ — ...\UTM\transporter\conf\transport.properties, параметр web.server.port.
• Агент УТМ показывает «офлайн», или платформа пишет, что не может связаться с УТМ — что делать? Проверьте, что служба УТМ запущена на компьютере (значок в области уведомлений Windows), ключ электронной подписи физически вставлен, а компьютер не ушёл в спящий режим. Если УТМ работает на нестандартном порту, см. вопрос про порт УТМ выше.
• Можно ли продолжать работать, если временно нет интернета или связи с ЕГАИС? Да — УТМ временно буферизует неотправленные документы и чеки и отправляет их автоматически, как только связь восстановится. Важно: возраст буфера (по самому старому неотправленному документу) не должен превышать 3 календарных дня — если связи нет дольше, УТМ прекращает подписывать новые чеки, пока не зафиксирует в ЕГАИС уже накопленные. Поэтому длительный разрыв связи с ЕГАИС стоит устранять как можно быстрее.
• Как проверить, актуальна ли лицензия ЕГАИС для магазина? На домашней странице УТМ отображается статус лицензии на вид деятельности и срок действия ключа доступа и ГОСТ-сертификата (адрес домашней страницы зависит от порта УТМ — см. вопрос выше).
• Почему кнопка «Обновить из ЕГАИС» на вкладке Остатки недоступна? Возможные причины: не выбран магазин; не истёк 24-часовой лимит (отдельный для Склада и Торгового зала); запрос уже обрабатывается; у вас нет права на управление данными ЕГАИС.
• Чем «Последняя загрузка» отличается от «Обновить из ЕГАИС»? «Последняя загрузка» показывает данные, уже имеющиеся в базе платформы (быстро, без обращения к ЕГАИС). «Обновить из ЕГАИС» делает новый запрос в саму ЕГАИС (занимает время, действует суточный лимит).
• Почему остатки/партии в платформе отличаются от личного кабинета ЕГАИС? По пиву и сидру платформа ведёт собственный постоянно обновляемый журнал операций и может показывать более свежие данные, чем сам личный кабинет ЕГАИС: полная сверка с ЕГАИС происходит не чаще раза в 24 часа на магазин. Расхождение — это разница в частоте обновления источников, а не ошибка.
• Акцизная марка не сканируется или «не найдена» — почему? Проверьте, что марка не повреждена и относится к текущей накладной или остаткам этого магазина — марки от другой поставки или уже списанные система не найдёт.
• Статус накладной завис — что делать? Откройте карточку накладной и нажмите Обновить из ЕГАИС. Платформа также самостоятельно перезапрашивает зависшие накладные в фоновом режиме.
• Документ показывает «Отклонён», хотя вы точно его отправляли и, кажется, он прошёл — что делать? Иногда ЕГАИС отвечает «уже зарегистрирован» на повторную отправку уже принятого документа — на короткое время это могло отображаться как «Отклонён». Платформа распознаёт такую ситуацию и сама подтверждает документ как принятый; никаких действий с вашей стороны не требуется.
• Почему крепкий алкоголь и пиво списываются по-разному? Так устроен сам ЕГАИС: крепкий алкоголь учитывается по каждой марке, пиво — по объёму и количеству партий.
• Чем отличаются «Вскрытие» и «Акт списания»? «Вскрытие» только отмечает бутылку как открытую — для последующего контроля розлива. «Акт списания» формирует и отправляет в ЕГАИС документ о фактическом выбытии продукции.
• Можно ли отменить отправленный акт списания? Принятый акт можно отозвать в течение 7 дней через кнопку «Отозвать акт» в карточке акта. Отклонённый акт можно исправить и отправить повторно через кнопку «Исправить».
• Акт списания долго не появляется в списке — это ошибка? Если по имеющимся данным получился бы акт с нулевым или некорректным объёмом, платформа не отправляет его в ЕГАИС сразу, а автоматически повторяет попытку позже, когда точные данные будут получены. Специального действия от вас не требуется; если акт не появляется необычно долго, обратитесь в поддержку.