ЕГАИС

Модуль ЕГАИС — рабочее место для всех операций с алкоголем: приёмка входящих накладных (ТТН), просмотр остатков, списание, вскрытие бутылок, корректировки и инвентаризация. Платформа берёт техническую сторону работы с ЕГАИС на себя — документы формируются и отправляются автоматически через установленный у вас агент УТМ (программу, которая соединяется с Универсальным транспортным модулем ЕГАИС).

Вам не нужно разбираться в форматах обмена с ЕГАИС. Вы выбираете магазин и нажимаете кнопки в интерфейсе («Подтвердить получение», «Создать акт списания», «Завершить инвентаризацию»), а платформа формирует нужный документ, отправляет его и отслеживает статус ответа.

Модуль находится в боковом меню в группе Маркировка, пункт ЕГАИС (иконка бокала).

Выбор магазина и общий поиск

ЕГАИС-операции всегда привязаны к конкретному магазину, который идентифицируется кодом ФСРАР. Сверху на странице расположен переключатель магазина. Если у компании только один магазин, он выбирается автоматически.

Если магазины ещё не настроены или интеграция с ЕГАИС не подключена, модуль покажет соответствующее сообщение — без активной лицензии и зарегистрированного магазина работа невозможна.

Над вкладками есть единое поле поиска и кнопка камеры для сканирования акцизных марок:

• Текст (номер ТТН, поставщик, название продукции, производитель, ИНН, алкокод) фильтрует список на активной вкладке.
• Если введённое или отсканированное значение является акцизной маркой, система выполняет поиск по марке: находит ТТН, в которой эта бутылка пришла, и открывает её карточку с подсветкой нужной строки.
• Если вы сканируете марку, находясь на вкладке Остатки, и бутылка уже в остатках — откроется карточка партии этого товара. Если бутылка ещё не в остатках, система спросит, перейти ли к соответствующей ТТН. Если марка найдена в нескольких ТТН (возврат или повторная поставка) — предложит выбрать накладную в списке.

Вкладки модуля

В рабочем окне ЕГАИС доступны следующие вкладки — каждой посвящён отдельный раздел:

• Слепые зоны — ежедневный автоматический аудит позиций меню: платформа выявляет блюда и напитки, которые содержат признаки алкоголя, но не привязаны к учёту ЕГАИС.
• ТТН — входящие товарно-транспортные накладные: приёмка, подтверждение, отказ, повторный запрос из ЕГАИС.
• Остатки — текущие остатки в ЕГАИС по складу и торговому залу, просмотр партий, запрос актуальных данных.
• Акт списания — ручное списание алкогольной продукции: крепкий алкоголь по маркам, пиво по объёму или количеству.
• Вскрытие — отметка бутылки как вскрытой в учёте платформы.
• Акты — история сформированных актов списания и постановки на баланс со статусами и деталями ответа ЕГАИС.
• Продажи — сводка по реализованному алкоголю, извлечённая из вашей учётной системы.
• Инвентаризация — три сценария сверки: полная инвентаризация по всему магазину, инвентаризация по отдельным позициям и сверка розлива по вскрытым бутылкам.

В заголовках вкладок ТТН и Остатки показывается счётчик: число накладных и число позиций соответственно.

Интеграция с учётными системами

Платформа интегрируется с вашими учётными системами — будь то ресторанная система, ERP или другое ПО для управления заведением. Благодаря этой интеграции платформа способна автоматически извлекать данные о продажах из учётной системы и на их основе корректировать алкогольную продукцию в ЕГАИС. Вам не нужно вручную сопоставлять продажи и списания — платформа делает это автоматически, формируя корректные акты и поддерживая актуальность остатков.

Черновики — проверка перед отправкой в ЕГАИС

Черновик — это подготовленный, но ещё не отправленный в ЕГАИС документ (акт списания, чек, результат приёмки или инвентаризации). Платформа формирует его автоматически или по действию сотрудника, но придерживает — пока ответственный сотрудник не проверит и не подтвердит отправку в веб-интерфейсе. Это защитный шаг: любой документ, ушедший в ЕГАИС, юридически значим и его нельзя просто удалить, поэтому черновики позволяют перехватить ошибку до отправки.

Зачем это нужно

• Контроль на этапе запуска. Пока вы настраиваете сопоставление номенклатуры и коктейлей, черновики позволяют убедиться, что списания формируются правильно, прежде чем доверить отправку автоматике.
• Разделение ролей. Линейный сотрудник сканирует и считает с телефона в зале, а решение об отправке в ЕГАИС принимает ответственный сотрудник за компьютером.
• Защита от ошибок мобильного ввода. Пересчёт, ошибочно отсканированная марка или лишняя позиция видны на проверке и не попадают в государственную систему.

Где включается

Все режимы настраиваются для каждого магазина отдельно в разделе Настройки ЕГАИС (иконка шестерёнки в правом верхнем углу модуля) → вкладка «Списание». Придерживать документы можно на трёх участках работы — каждый включается своим переключателем:

• Продажи (режим формирования актов). Переключатель «Ручной» вместо «Авто»: акты и чеки, сформированные по продажам, сохраняются черновиками и не уходят в ЕГАИС автоматически. Отправку подтверждает сотрудник на вкладке «Акты». (В режиме «Авто» документы отправляются сразу без подтверждения. Подробнее — в разделе про вкладку «Продажи».)
• Ручные операции. Переключатель «Через черновики» вместо «Сразу в ЕГАИС»: инвентаризация и ручные акты списания, выполненные с мобильного приложения, попадают на проверку во вкладку «Инвентаризация → Черновики». Операции, выполненные из веб-приложения, отправляются сразу.
• Приёмка ТТН. Переключатель «Через подтверждение» вместо «Сразу в ЕГАИС»: после сканирования накладной с телефона она получает статус «Отсканировано», а итог приёмки уходит в ЕГАИС только после подтверждения в карточке ТТН в вебе. Приёмка из веб-приложения отправляется сразу.

Как работать с черновиками

Придержанные документы собраны в отдельных местах в зависимости от типа:

• Черновики актов и чеков по продажам и ручным списаниям — на вкладке «Акты» (со статусом черновика и, при создании с телефона, иконкой в виде телефона).
• Результаты инвентаризации и розлива — на вкладке «Инвентаризация → Черновики»; рядом с названием вкладки показывается счётчик ожидающих проверки записей.
• Приёмка — в карточке ТТН со статусом «Отсканировано».

Ответственный сотрудник открывает запись, проверяет её и либо подтверждает отправку в ЕГАИС, либо отклоняет (удаляет черновик). Приёмку из-за ограниченного срока не стоит откладывать: пока акт не отправлен, поставщик может отозвать накладную.

Срок отправки чеков продажи — 24 часа (важно для ручного режима)

Прямые продажи крепкого алкоголя (бутылка или порция-налив, проданные гостю как есть) оформляются чеком ЕГАИС. У такого чека жёсткое ограничение: ЕГАИС принимает его только в течение 24 часов с момента продажи — система сверяет время чека со своим и отклоняет расхождение больше суток. Перенести дату на более позднюю нельзя: дата уже зафиксирована в кассовом чеке и отчитана в ОФД.

Поэтому в ручном режиме черновики чеков по продаже крепкого алкоголя нужно подтверждать в тот же день. Если не отправить такой черновик вовремя, платформа не даст отправить просроченный чек: при попытке подтверждения он будет помечен как отклонённый с пояснением «Чек старше 24 часов — окно фиксации УТМ истекло; не отправлен». В автоматическом режиме чеки уходят сразу и под это ограничение обычно не попадают.

Если ни один из режимов не включён, платформа работает напрямую — документы формируются и отправляются в ЕГАИС сразу, без промежуточного шага проверки.

Права доступа

Доступ к модулю и его функциям разграничён между сотрудниками. Уровень доступа назначается администратором компании в разделе Пользователи.

• Просмотр — базовый уровень: просмотр списка ТТН и карточек накладных, остатков, партий, актов и истории операций. Предоставляется автоматически при наличии активной лицензии ЕГАИС для магазина.
• Управление данными — расширенный уровень: запрос остатков из ЕГАИС, создание актов списания, корректировок, проведение инвентаризации, вскрытие бутылок. Назначается администратором компании.
• Приёмка — право работать с входящими накладными: начинать сессию приёмки, сканировать и подтверждать марки, отправлять вердикт (подтвердить / принять с расхождениями / отказать). Без этого права карточка ТТН доступна только для просмотра.

Первому сотруднику компании, как правило, выдаётся полный набор прав.

Частые вопросы

• Откуда берутся данные ЕГАИС? Их доставляет агент УТМ, установленный у вас и подключённый к платформе. Входящие документы (ТТН, ответы ЕГАИС) поступают автоматически — запрашивать их вручную не требуется.
• Почему кнопка «Обновить из ЕГАИС» на вкладке Остатки недоступна? Возможные причины: не выбран магазин; не истёк 24-часовой лимит (отдельный для Склада и Торгового зала); запрос уже обрабатывается; у вас нет права на управление данными ЕГАИС.
• Чем «Последняя загрузка» отличается от «Обновить из ЕГАИС»? «Последняя загрузка» показывает данные, уже имеющиеся в базе платформы (быстро, без обращения к ЕГАИС). «Обновить из ЕГАИС» делает новый запрос в саму ЕГАИС (занимает время, действует суточный лимит).
• Статус накладной завис — что делать? Откройте карточку накладной и нажмите Обновить из ЕГАИС. Платформа также самостоятельно перезапрашивает зависшие накладные в фоновом режиме.
• Почему крепкий алкоголь и пиво списываются по-разному? Так устроен сам ЕГАИС: крепкий алкоголь учитывается по каждой марке, пиво — по объёму и количеству партий.
• Можно ли отменить отправленный акт списания? Принятый акт можно отозвать в течение 7 дней через кнопку «Отозвать акт» в карточке акта. Отклонённый акт можно исправить и отправить повторно через кнопку «Исправить».